La commune de Montgermont, 3 849 habitants, recrute un assistant de direction F/H.
Sous l'autorité du DGS, rattaché au service moyen généraux, vous assistez le Maire, les élus et le DGS en terme d'organisation, de gestion et de suivi des dossiers.
Vous assurez le secrétariat du Maire, du DGS et des élus dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.
Activités régulières
* Assistant Maire / Elus / DGS
* Accueil physique et téléphonique (renseigner, filtrer, orienter, transmettre) : rôle d'interface avec les usagers, les collectivités, les partenaires et les élus,
* Gestion des rendez-vous et organisation de réunions avec partenaires extérieurs (coordination des agendas des élus, responsables de pôle, usagers et partenaires extérieurs)
* Mise en place des salles de réunion (en lien avec les services)
* Mise à jour des agendas au regard des manifestations
* Diffusion des mails et courriers (aux élus et services)
* Rédaction et mise en forme des courriers
* Rédaction des notes et comptes rendus des commissions
* Préparation, convocation et note de synthèse du Conseil Municipal, Rédaction des délibérations et du procès-verbal du conseil municipal, suivi et transmission aux différents interlocuteurs ou services et publication des actes (délibération, arrêtés) sur les supports communaux
* Rédactions d'arrêtés (Hors RH) - veille pratique sur les arrêtés de voirie
* Suivi de la formation des élus
Classement et archivage
Gestion du courrier
* Enregistrement de courrier arrivé et dispatching
* Enregistrement et affranchissement du courrier départ
* Gestion des mails, des réponses et du dispatching
Gestion administrative des marchés et contrats
* Notification des marchés, avenant, ...
* Elaboration du dossier de marché pour son exécution comptable
* Gestions des courriers
* Suivi des contrats (hors assurance) : Tableau de bord - en lien avec la responsable des services techniques
* Suivi des contrats et convention en lien avec les manifestations, TAP,...
Suivi administratif des animations et spectacles
* Déclaration Sacem, GUSO, régie manifestation, etc.
* Suivi des contrats et des devis
Logistique des réceptions officielles
* Commandes, suivi, organisation et invitation
* Présence lors des manifestations officielles (hors temps de travail si nécessaire)
Gestion des véhicules gênants
Gestion des commandes de fournitures administratives de l'ensemble des services
Activités occasionnelles
* Remplacement d'accueil - 1er niveau de service
* Gestion vente déballage, des taxis, du marché hebdomadaire (gestion des demandes sur le volet administratif), des ventes en liquidation.
* Suivi et classement des dossier ERP (volet commission de sécurité et d'accessibilité pour les visites périodiques)
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