Assistant administratif du maire et du dgs (h/f)

La commune de Montgermont, 3 849 habitants, recrute un assistant de direction F/H.

Sous l’autorité du DGS, rattaché au service moyen généraux, vous assistez le Maire, les élus et le DGS en terme d’organisation, de gestion et de suivi des dossiers.

Vous assurez le secrétariat du Maire, du DGS et des élus dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.

Activités régulières

* Assistant Maire / Elus / DGS

* Accueil physique et téléphonique (renseigner, filtrer, orienter, transmettre) : rôle d'interface avec les usagers, les collectivités, les partenaires et les élus,

* Gestion des rendez-vous et organisation de réunions avec partenaires extérieurs (coordination des agendas des élus, responsables de pôle, usagers et partenaires extérieurs)

* Mise en place des salles de réunion (en lien avec les services)

* Mise à jour des agendas au regard des manifestations

* Diffusion des mails et courriers (aux élus et services)

* Rédaction et mise en forme des courriers

* Rédaction des notes et comptes rendus des commissions

* Préparation, convocation et note de synthèse du Conseil Municipal, Rédaction des délibérations et du procès-verbal du conseil municipal, suivi et transmission aux différents interlocuteurs ou services et publication des actes (délibération, arrêtés) sur les supports communaux

* Rédactions d’arrêtés (Hors RH) – veille pratique sur les arrêtés de voirie

* Suivi de la formation des élus

Classement et archivage

Gestion du courrier

* Enregistrement de courrier arrivé et dispatching

* Enregistrement et affranchissement du courrier départ

* Gestion des mails, des réponses et du dispatching

Gestion administrative des marchés et contrats

* Notification des marchés, avenant, …

* Elaboration du dossier de marché pour son exécution comptable

* Gestions des courriers

* Suivi des contrats (hors assurance) : Tableau de bord – en lien avec la responsable des services techniques

* Suivi des contrats et convention en lien avec les manifestations, TAP,…

Suivi administratif des animations et spectacles

* Déclaration Sacem, GUSO, régie manifestation, etc.

* Suivi des contrats et des devis

Logistique des réceptions officielles

* Commandes, suivi, organisation et invitation

* Présence lors des manifestations officielles (hors temps de travail si nécessaire)

Gestion des véhicules gênants

Gestion des commandes de fournitures administratives de l’ensemble des services

Activités occasionnelles

• Remplacement d’accueil – 1er niveau de service

• Gestion vente déballage, des taxis, du marché hebdomadaire (gestion des demandes sur le volet administratif), des ventes en liquidation.

• Suivi et classement des dossier ERP (volet commission de sécurité et d’accessibilité pour les visites périodiques)

Formation de secrétariat de Direction

Maitriser les logiciels de bureautique

Connaissance des collectivités territoriales

Connaissances juridiques

Expérience dans un poste similaire au sein de la fonction publique territoriale

Savoir Faire :

• Très bonne expression écrite

• Facilité rédactionnelle

• Très bonne expression orale

• Connaissance du contrôle de légalité (Mégalis- ACTE)

• Capacité de travailler en autonomie

• Travail en équipe, polyvalence, rigueur et sens de l'organisation

Savoir Etre :

• Vous savez organiser, anticiper et hiérarchiser

• Vous faites preuve de disponibilité et d'adaptabilité

• Vous êtes rigoureux

• Vous faites preuve de sens relationnel

• Vous êtes discret et respecter la confidentialité des informations

• Vous êtes capable de partager et de coopérer

• Discrétion et réserve professionnelle

• Respect des valeurs du service public

Horaire de travail 9h00-12h30 et 13h30-18h00

Aménagement du temps travail possible ( ½ journée par semaine ou 1 journée toute les 2 semaine)

Rémunération statutaire + participation mutuelle prévoyance + régime indemnitaire (RIFSEEP) + prime de fin d'année + ticket restaurant + COS BREIZH (chèques vacances, billetterie, vacances ...) + forfait mobilité durables

Le poste est à pourvoir au 01/04/2025