Description entreprise :
Établissement public de santé, le CHRU de Nancy est le Centre Hospitalier Régional Universitaire de référence en Lorraine. Fort de plus de 9 600 professionnels et de 1 300 étudiants en santé, le CHRU de Nancy assure des missions de soins de recours et de proximité grâce à une expertise médico-chirurgicale pluridisciplinaire de qualité au service de la population, à tous les âges de la vie. Les équipes hospitalo-universitaires s’impliquent également au quotidien dans des missions de formation, de recherche, d’innovation, de santé publique et d’éducation à la santé. Près de 150 métiers sont exercés à l’hôpital. Aux côtés des professions médicales, paramédicales et médico-techniques, de nombreux secteurs contribuent au fonctionnement de l’établissement : administration, finances, achats, qualité, ressources humaines, transformation numérique, biomédical, activités logistiques, techniques, sécurité.
Le CHRU de Nancy est un établissement handi-accueillant qui poursuit son engagement en faveur de l’intégration et du maintien dans l’emploi des travailleurs en situation de handicap.
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Description du poste :
Description des missions :
* Appuyer la cheffe et la présidente du département dans la déclinaison de leurs missions sur les plans administratif et logistique
* Assurer le secrétariat de direction et des membres de l’équipe du Département territorial de la qualité et des usagers en organisant :
o la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service et au suivi des dossiers traités
o les réunions, les rencontres de travail et les événements initiés par le Département
o la gestion logistique et bureautique (déplacements professionnels, organisation de réunions)
* Suivre des projets en propre
* Développer un travail collaboratif avec l’ensemble des membres du département, notamment, afin de garantir la continuité de la permanence du secrétariat.
Description des activités :
* Accueil et orientation des visiteurs
* Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques
* Gestion des agendas : planification, organisation des rendez-vous, des réunions et des déplacements (rédaction des méls d'invitation, préparation des dossiers, gestion de la logistique - réservation de salles, réservation de véhicules / transport, commande de prestations - restauration,)
* Gestion des mails : diffusion au sein du département ou de l'institution, suivi le cas échéant et archivage
* Gestion et traitement des courriers : tri, enregistrement, numérisation, diffusion, classement
* Rédaction, saisie et mise en forme de documents divers (courriers, rapports, comptes rendus, diaporamas …)
* Classement et archivage des informations et documents de diverses natures selon l’arborescence mise en place, reproduction de documents
* Constitution, préparation et suivi de dossiers
* Participation aux réunions de service et GHT et rédaction des comptes rendus
* Participation à la préparation et à l’organisation des événements et/ou manifestations organisés par le Département (exemple : visites de certification, semaine de la sécurité, forum citoyen…)
* Gestion des stocks de produits, de matériels bureautiques (saisie, suivi, contrôle, relance des commandes)
* Gestion des besoins logistiques liés aux activités du département
* Gestion documentaire (GEDoc).
* Gestion de dossiers spécifiques / projets
Profil recherché :
* Connaissance de l’organisation et du fonctionnement interne de l’établissement
* Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
* Capacité d’organisation, de rigueur, de méthode et de gestion des priorités
* Capacité d’analyse et de gestion des demandes, polyvalence
* Bonne expression orale et rédactionnelle
* Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint…)
* Aptitude à l’utilisation des outils bureautiques et de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique, teams, surface hub …)
* Aptitude à travailler en équipe
* Aisance relationnelle
Si vous êtes fonctionnaire (fonction publique de l’Etat ou des collectivités territoriales) : vous pouvez rejoindre le CHRU par la voie du détachement ou, par mutation si vous exercez vos fonctions en tant que titulaire au sein d'un établissement publique hospitalier.
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