Assistante de direction

L’assistante de direction apporte une aide permanente à la directrice du CCAS en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.

Elle est garant de l'image de la personne qu'elle assiste (conséquence politique pour l'élu)

Elle est un relais d'informations avec la supérieure hiérarchique et les collaborateurs, notamment sur l’aspect ressources humaines

Elle accueille les visiteurs de la supérieure hiérarchique, a des contacts directs et des échanges permanents avec le cadre ou l'élu qu'elle assiste. Elle fait également le lien avec les services et les structures annexes pour le compte de la supérieure hiérarchique, et a éventuellement des contacts avec la population.

Les activités Principales :

• Gestion de la messagerie, des appels et des rendez-vous de la direction (cadre et élu)

• Gestion administrative (planification et organisation des réunions, organiser l'agenda, les déplacements, gestion des commandes et des prestations de service, renseigner des tableaux de suivi, respecter les délais de transmission de documents avant les réunions

• Gestion des conseils d’administration

• Traitement des dossiers et saisie de documents divers

• Rédaction de documents administratifs, arrêtés, notes de service, compte-rendus, procès-verbaux …)

• Mise à jour des documents et déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires

• Organiser le classement et l'archivage des dossiers

• Gérer et actualiser une base d'informations

• Rechercher des informations, notamment réglementaires

• Vérifier la validité des informations traitées

• Suivre les projets et activités de la direction

Les activités spécifiques :

• Aider à la rédaction des contrats sous couvert du responsable des ressources humaines

• Suivre les absences et congés

• Organiser et gérer les recrutements

Savoirs-faire

Transmettre les directives aux équipes en respectant les consignes et en conservant la neutralité

Prendre les mesures appropriées en situation d'urgence

Savoir faire preuve d’initiative, être force de proposition dans le but d'améliorer le service

Exigences particulières :

Tenue correcte, représente la direction dans la posture professionnelle, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, confidentialité totale en ce qui concerne les affaires de la direction

Se montrer discrète dans ses propos et sa façon de se comporter.