Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi La Ville de BEHREN-lès-FORBACH recherche un Assistant ou une Assistante de Direction, à temps complet à compter du 17 novembre 2024, en CDD, pour une durée de 12 mois. Missions / conditions d'exercice Organisation et gestion
-tenue des agendas (Maire, DGS)
-gestion du courrier : réception, enregistrement numérique, diffusion et circulation d’informations auprès des personnes concernées ;
-contrôle des courriers des services avant présentation à la signature du Maire, du DGS, et du Président ;
-mise en forme de documents administratifs ;
-rédaction de documents administratifs relevant de la DGS et du Maire (courriers, notes, comptes rendus, discours, emails…) ;
-organisation de réunions de travail et préparation des documents nécessaires aux réunions ;
Communication/Information
-suivi des documents à communiquer ;
-recueil et transmission des informations des chefs de services (congés, dossiers..) pour la DGS ;
-recherche, mise en forme, synthèse et diffusion d’informations ;
Accueil
-accueil téléphonique de la Direction Générale et du cabinet du Maire : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire, réorienter les appels ;
-accueil physique des rendez-vous du Maire et de la DGS ;
Classement
-classement ;
-archivage ;
Gestion des instances municipales
-préparation, suivi et conclusion du conseil municipal et des décisions ;
-vérification de la mise en forme des délibérations avec mise en conformité ;
-envoi des convocations et pièces annexes ;
-rédaction du compte-rendu et affichage ;
-vérification et mise en forme des délibérations après conseil municipal ;
-enregistrement des délibérations et des décisions sur le logiciel dématérialisé pour le contrôle de légalité ;
-réception et enregistrement des délibérations en interne ;
-préparation des registres des délibérations et des décisions; Profils recherchés LES SAVOIRS
Connaissances du fonctionnement d’une collectivité ;
Connaissance dans le domaine du secrétariat ;
Savoir utiliser les techniques rédactionnelles ;
Maîtrise de l’outil bureautique et des outils informatiques liés à la bureautique ;
Connaître le fonctionnement des conseils municipaux
LE SAVOIR FAIRE
Sens de l’organisation ;
Savoir gérer les urgences ;
Savoir écouter et communiquer ;
Faire preuve d’initiative ;
Sens de l’analyse et aptitudes rédactionnelles ;
Faire preuve de polyvalence et savoir assurer des activités diverses et variées ;
LE SAVOIR ÊTRE
Disponibilité ;
Haute discrétion ;
Rigueur ;
Qualités relationnelles ;
Esprit d’équipe ;
Sens du service public ;
Autonomie ;
Profil recherché
* Expérience similaire en collectivité souhaitée
* Discrétion exigée
* Disponibilité : présence lors des conseils municipaux (heures supplémentaires)
* Niveau BTS (type assistant de manager, assistant de direction ou assistant juridique ou équivalent)
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