Assistante de direction du pôle des ressources humaines f/h

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi La ville d’Avignon recrute pour sa Direction Générale Adjointe
Pilotage des Ressources et de la Performance

Pôle des Ressources Humaines

Poste : Assistante de Direction du Pôle des Ressources Humaines (f/h)
Emploi : Assistant de Direction

Filière Administrative – Catégorie C Missions / conditions d'exercice Missions :
Apporter une aide permanente au directeur du pôle des Ressources Humaines en termes d’organisation de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers
Activités :
•Organiser la vie professionnelle du directeur du pôle des Ressources Humaines (organiser l’agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités)
•Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques (mise en forme de courriers, notes, diaporamas …)
•Organiser et planifier des réunions, des groupes de travail et des séminaires
•Participer aux réunions internes avec prise de notes et élaboration des comptes-rendus
•Faire l’accueil téléphonique et physique (transmettre les informations importantes et transmettre les messages)
•Gérer le courrier interne et dématérialisé, distribuer et suivre
•Suivre le circuit des parapheurs et distribuer
•Organiser le classement et l’archivage des dossiers pour l’ensemble du pôle des Ressources Humaines
•Commander les fournitures de bureaux et les produits d’entretien
Horaires et Lieu de Travail
Lieu : Annexe Hôtel de Ville, 1 rue Racine - 84045 Avignon- 4ème étage
Horaires : Cycle ASS1 - Plages fixes = 9h – 11h30 et 14h – 16h
Plages variables :7h45 – 9h et 11h30 – 14h et 16h – 18h
Temps de travail : Choix du cycle 35h,37h50 et 39h Profils recherchés Compétences Requises
Connaissances :
Techniques rédactionnelles
Outils de planification et de suivi
Outils bureautiques et informatiques
Organigramme de la collectivité
Archivage
Savoir-faire techniques :
Organiser l’agenda et prendre des RDV selon les priorités
Planifier et organiser des réunions
Recevoir, filtrer et transmettre les messages
Prendre des notes
Réaliser et mettre en forme des documents
Qualités Professionnelles :
Capacité de réserve et de discrétion nécessaire à l'exercice professionnel
Méthodique, Organisé, Rigoureux, Autonome
Disponible, Réactif
A l’écoute, Aisance relationnelle
Esprit d'analyse, de synthèse et d’initiative

Relations Fonctionnelles
Externes : Public, prestataires de la ville, Centre de Gestion, CCAS, Conseil Départemental, CNFPT
Internes : Cabinet du Maire, Elus, Direction Générale, organisations syndicales, tous les pôles fonctionnels de la collectivité, tous les agents