Assistante direction générale (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Descriptif de l'emploi Seconde ville de l’agglomération par sa taille et troisième du département de Loire-Atlantique, Saint-Herblain est une ville attractive, au-delà de ses frontières géographiques. Ses 51 300 habitants apprécient ses structures de quartier : 80 équipements sportifs, 4 centres socio-culturels, 2 piscines, 5 médiathèques et ludothèques. Un pôle de service public, le Carré des services publics, mais aussi 15 groupes scolaires complètent une offre de services publics de proximité. La ville souhaite ainsi rester à taille humaine au cœur d’une métropole de 600 000 habitants.

Les Herblinois profitent également des espaces paysagers naturels et entretenus - autour de l’axe central du Cours Hermeland, une trame paysagère, verte et bleue, qui traverse la commune du Nord au Sud sur 7 km à vol d’oiseau et qui permet promenades, course à pied ou balade à vélo le long des liaisons douces aménagées.

Contexte direction/service :

Au sein de la Direction du Secrétariat Général et de l’Observatoire comprenant 3 entités : la Cellule de Gestion, le Service Juridique Vie des Assemblées et le Service Évaluation et Contrôle de Gestion.

Placé sous l’autorité hiérarchique de la responsable de Cellule de gestion, vous intégrerez une équipe composée de 8 agents en charge de l’assistance administrative aux élus, à la direction générale, à la direction et aux services de la DSGO, ainsi que de la documentation et des archives municipales. Missions / conditions d'exercice Assistance au quotidien du directeur général adjoint en charge de la Transition Écologique, de l’Aménagement et de l’Environnement

Assistance au quotidien du directeur général adjoint en charge de la Solidarité et vie Sociale

Assistance des chargés de mission Citoyenneté et égalité des droits (CED) et Plan Climat Air Energie territorial (PCAET)

Gestion du secrétariat : accueil physique et téléphonique, gestion et suivi des courriers, des courriels, des parapheurs et des agendas, organisation et logistique de réunions, élaboration de supports de réunions et d’informations, rédaction et transmission de notes de services/internes et comptes rendus.

Information et appui des directeurs généraux au quotidien et collaboration directe avec eux ; participation aux réunions de secteurs ; élaboration de fonds de dossiers et de documents pour leurs réunions (Powerpoint, compte-rendu…)

Préparation et suivi des instances municipales : vérification de la conformité des procédures administratives (circuit de validation, échéances, charte graphique etc…)

Gestion déconcentrée RH et comptable : frais de déplacements, ordres de missions, bons de commandes et factures, participation à l’élaboration du budget prévisionnel de la cellule.

Élaboration de supports et diffusion de l’information, classement et archivage papier et numérique, en veillant au respect des données personnelles.

Binôme de l’assistante DG coordinatrice
Suppléance en cas d’absence Profils recherchés Formation supérieure Assistant de Direction ou équivalent, ou disposant d’une expérience significative en assistanat de direction et/ou d’administration des collectivités locales.

D’une grande discrétion, avec des qualités rédactionnelles et relationnelles reconnues et possédant un réel esprit d’équipe ; sachant travailler en autonomie et en transversalité, dans le respect des circuits et procédures.

Sens de l’organisation, rigueur et gestion des priorités, sachant prendre des initiatives et être force de proposition.

Sens du service public et de l’intérêt général. Connaissances souhaitées du fonctionnement des collectivités territoriales et des compétences des services municipaux.

Bonne maitrise des outils Internet, Intranet, bureautiques (Word, bases de données Excel, Powerpoint, One Note)

Connaissances souhaitées des logiciels spécifiques (type Astre, Dotelec, Acte Office…)