Assistant.e de direction

LE SMICTOM VALCOBREIZH,

90 000 HABITANTS, 52 COMMUNES, 5 COMMUNAUTES DE COMMUNES

RECHERCHE UN.E :

Assistant.e. de Direction

Poste à temps complet

Missions principales : assister les élus (Président, Vice-président.e.s) et l'équipe de direction, organiser les instances de la collectivité (comité syndical, commissions, bureaux etc.)

Missions :

1- Organisation de l'agenda et des déplacements des élus (Président, Vice-président.e.s), et de l'équipe de direction
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des élus et de l'équipe de direction
- Organiser les déplacements des élus et de l'équipe de direction
- Établir une relation de confiance avec les élus, l'équipe de direction, les partenaires institutionnels
- Organiser et planifier les comités de direction (CODIR)
- Réaliser les comptes-rendus du CODIR
- Gérer la régie CB

2- Organisation des instances de la collectivité : comité syndical, commissions, bureaux, et autres réunions en concertation avec les élus et l'équipe de direction
- Planifier les différentes instances
- Participer à la préparation de l'ordre du jour, et des rapports de présentation du comité syndical
- Convoquer les membres du comité syndical
- Réaliser le compte-rendu du comité syndical
- Mettre en forme les délibérations et les communiquer au contrôle de légalité
- Réserver des salles et commander des repas le cas échéant

3- Participation au bon fonctionnement de la direction générale
- Réaliser diverses tâches administratives (devis, bons de commande etc.)
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers

4- Accueil téléphonique pour les élus et l'équipe de direction, gestion du courrier de la collectivité
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers une personne compétente
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Classer et distribuer le courrier entrant et sortant, ainsi que la boîte mail générique de la collectivité

5- Gestion des moyens généraux de la collectivité
- Assurer le lien avec les prestataires extérieurs, notamment avec la structure en charge de la maintenance informatique
- Centraliser puis passer des commandes de fournitures

Sujétions particulières :
- Comité syndical : 8 à 10 séances par an en soirée (18h30 - 20h30)
- Réunions avec les élus sur le temps du midi

SAVOIRS - SAVOIRS-FAIRE
- Connaître le contexte et les enjeux du SMICTOM et de son territoire
- Connaître le fonctionnement d’une collectivité territoriale
- Connaître les règles de déontologie de la fonction publique
- Savoir accueillir et identifier les demandes et les interlocuteurs à solliciter
- Expression orale et écrite de qualité
- Savoir partager et faire circuler l'information
- Savoir hiérarchiser les priorités
- Disposer d'un sens de l'analyse et de synthèse
- Maîtriser l'utilisation des outils informatiques et bureautiques

SAVOIR ETRE
- Discrétion et réserve
- Disposer d'une aisance relationnelle et d'élocution
- Avoir le sens du travail en équipe
- Être rigoureux, méthodique et autonome
- Avoir une bonne capacité d'adaptation, être réactif et dynamique