Assistant(e) administratif(ve)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi L’assistant est chargé :

•De l’accueil physique et téléphonique,
•De la gestion du courrier,
•De la gestion des congés des agents,
•De la gestion du temps de travail des agents, Missions / conditions d'exercice Assister le directeur
Préparation et rédaction des documents administratifs et techniques
Préparation et rédaction des documents budgétaires et comptables
Gérer leurs agendas
Enregistrement et ventilation du courrier arrivé
Enregistrement et envoi du courrier départ
Assurer l’accueil physique
Assurer l’accueil téléphonique et la redirection des appels
Saisie informatique des courriers du Directeur

Attività sicundarie / Activités secondaires :

Renseigner les différentes applications informatiques (logiciel de gestion du temps de travail, de congés)
Suivi des tableaux de bord
Demande de devis Profils recherchés Sapè fà / Savoir-faire :
Préparation et rédaction des documents administratifs et techniques
Utiliser les outils de Bureautique (Word, Excel et PowerPoint) et les outils de communication (Outlook, téléphone, fax)
Vérifier la cohérence et le respect du cadre règlementaire des dossiers administratifs
Rédiger des courriers en utilisant la charte graphique prédéfinie
Savoir organiser son travail et gérer son temps de travail
Réaliser des tableaux de bord

Sapè / Savoirs :

Préparation et rédaction des documents administratifs et techniques
Connaître les grandes règles administratives (hiérarchie) et les procédures de communication administratives
Règles budgétaires et comptables
Code des marchés publics
Méthodes et outils d’analyse et du contrôle des couts

Sapè esse / Savoir-être :

Faire preuve de discrétion et de neutralité dans le respect de la confidentialité
Avoir un sens de l’écoute et des relations humaines
Faire preuve de retenue et d’un sens de l’accueil