Assistant administratif et financier h/f

Sous la responsabilité du Responsable Administratif et Financier, l'Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) assure un rôle clé dans le soutien administratif et financier de l'équipe.

Rôle & Mission

Vous aurez pour missions principales ;

Au niveau administratif pour la Direction de la Gestion de la gestion des Halles :
- Organiser et suivre les achats en lien avec la Direction Juridique
- Aider à la rédaction des pièces administratives et à leur mise en forme
- Préparer les dossiers des sous-traitants
- Assurer avec le Responsable de site la bonne tenue et la mise à jour de documents spécifiques aux
normes ISO 9001 et 14001
- Participer à l’élaboration des Prévisions Financières d’Activités en lien avec la direction financière et
l’équipe de gestion des Halles
- Être responsable du classement des dossiers sur le serveur (RMA, Audits, revues d’activités, suivi des
déchets, etc), veiller à la bonne utilisation du classement créé.
- Gérer le courrier, les contacts, les réunions (organisation, comptes-rendus en tant que de besoin) de la
DGO Halles

Au niveau financier pour la Direction de la Gestion de la gestion des Halles :
- Aide à la préparation, au suivi et à la vérification de l’exécution des budgets fonctionnement et
investissement
- Gérer les marchés, les bons de commandes hors marchés
- Appuyer les membres de l’équipe dans l’utilisation du logiciel de suivi budgétaire, et assurer son
développement
- Saisir et exploiter dans le logiciel de suivi budgétaire les marchés et commandes
- Traiter les demandes de paiement (attestation service fait par gestionnaire), suivre les factures et leur
transmission aux opérationnels, opérations de liquidation des situations, transmission à la
comptabilité ; s’assurer du respect des délais de traitement des factures
- Contrôler l’exécution budgétaire, opérations d’engagements financiers, rattachement des situations
aux marchés correspondants
- Travailler en liaison avec l’ensemble des prestataires de l’opération, la Direction Juridique et le service
comptable
- Etablir trimestriellement (mandat Ville de Paris) et annuellement (convention de gestion) les dossiers
justificatifs des demandes de remboursement, transmission aux directions de la Ville de Paris, suivi des
remboursements

- Tenue, mise à jour des tableaux des marchés à bons de commandes et mixtes, classement ; mise à jour du tableau financier de suivi des énergies et fluides

- Etablir les demandes de rémunérations
- Classer les pièces des dossiers des marchés, des ordres de services, des bons de commandes, etc
- Être l’interlocuteur des prestataires extérieurs pour toutes questions relatives aux paiements effectués ou devant être effectués

Ces missions ne sont pas exclusives et pourront évoluer en fonction des besoins de la société

Profil recherché

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) rigoureux(se) et polyvalent(e), avec les compétences suivantes :

- Parfaite maîtrise des outils bureautiques et informatiques, notamment Excel.
- Bonne connaissance des marchés publics et des règles de comptabilité.
- Excellente rigueur dans la gestion des tâches administratives et financières.
- Sens du travail en équipe, ainsi qu'une forte aptitude à la relation clients/fournisseurs (souplesse, diplomatie, adaptabilité).
- Capacité à s'adapter rapidement à tout outil de gestion informatisé.
- Esprit vif et organisé, avec une grande capacité d'analyse et de réactivité.
- BAC +2 minimum, avec une connaissance des marchés publics.