- Organiser la vie professionnelle de la DGS: gestion des agendas, planification et organisation des réunions et rendez-vous
- Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat de la DGS
- Réaliser et mettre en forme les travaux bureautiques
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant, ainsi que les parapheurs en lien avec le cabinet du maire
- Gérer les fournitures de bureau pour l'ensemble des services
- Organiser le classement et l'archivage physique et numérique des documents et dossiers
- Suivre les dossiers, les projets et activités de la DGS: gestion de l'information et prise en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du service
- Participer à la préparation du conseil municipal
- Suppléer l'assistante du Maire en cas d'absence: gestion du courrier et accueil physique
En tant qu'assistante de direction, vous apportez une aide permanente à la Directrice Générale des Services et vous participez à la permanence des activités de la DGS pour toute question d'organisation, de fonctionnement, d'accueil ou de suivi des dossiers.
Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau bac ou diplôme homologué au niveau IV
- Connaissance de l'environnement administratif, institutionnel et politique des collectivités territoriales
- Maitrise des techniques d'assistanat de direction
- Aisance en communication orale et écrite
- Capacité à rédiger des notes, courriers et comptes-rendus
- Maitriser les outils informatiques: Word, Excel, Powerpoint, Outlook
- Capacités d'adaptation, à prioriser et à prendre des initiatives
- Bonne présentation
- Capacité à travailler en équipe
- Autonomie, rigueur et sens de l'organisation
- Discrétion et stricte respect des règles de confidentialité
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