Sous la responsabilité de la responsable du secrétariat général, vous apportez une assistance et appui aux dossiers de l’équipe de la Direction Générale des Services et appui ponctuel pour l’accueil du siège.
Missions principales :
En soutien à la responsable du secrétariat général :
* Organisation des instances communautaires : assurer l'envoi des ordres du jour, les convocations, préparer fond de dossier pour le Président, DGA et DGS
* Rédaction des projets de délibération
* Suivi du respect des délais de transmission des documents (relance auprès des directeurs)
* Participations aux séances, prise de notes, rédaction des procès-verbaux, des décisions, des comptes-rendus de réunions (travail en soirée une fois par mois)
* Planification rendez-vous sur agendas, suivi et préparation des engagements professionnels
* Traitement et veille à la bonne circulation de l'information de la Direction Générale des Services (relations internes et externes), ainsi qu'auprès des élus de la communauté d'agglomération
* Suivi de projets et activités de la direction
* Prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents divers (courriers, mails, rapports...)
* Organisation de réunions
* Mise à jour des tableaux de bord de la Direction
* Identification et gestion de la demande et son degré d'urgence
* Réception, enregistrement et transmission du courrier sur Dotelec
Missions ponctuelles :
* Accueil physique et téléphonique du public avec amabilité
* Réception, filtre, prise et transmission des messages téléphoniques et des courriels
* Gestion de la boîte mails de l'accueil
Savoirs :
* Excellentes capacités rédactionnelles
* Maîtrise indispensable des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook...)
* Maîtrise des modes de communication (téléphone, messagerie, réseaux sociaux, site internet, visioconférence...)
* Maîtrise des outils d'échange d'information et de planification (internet, agenda électronique partagé, planification de rendez-vous et échange de fichier en ligne...)
* Connaissance du logiciel Ciril
Savoir être :
* Anticiper et/ou faire preuve de réactivité
* Faire preuve d'une grande rigueur et d'organisation (respect des délais, fiabilité...)
* Autonomie dans l'exercice de ses missions
* Amabilité
* Sens du service public
* Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
* Disponibilité (travail en soirée une fois par mois, sur des dates prévues à l'avance)
* Devoir de réserve / confidentialité et neutralité
* Discrétion
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