Assistant de direction - direction des finances et du contrôle de gestion f/h

Informations générales

Entité de rattachement du publieur

AP-HP. Hôpitaux Universitaires Paris Seine-Saint-Denis est l'un des 6 GHU AP-HP. Référent sur son territoire, il offre une prise en charge de qualité dans toutes les spécialités médicales et chirurgicales. Composé de 3 hôpitaux universitaires, il a de grands projets innovants comme la construction d'un nouveau pavillon femmes-enfants en et du nouvel hôpital Jean-Verdier en .
A la pointe dans plusieurs spécialités, le groupe a vécu trois « Premières mondiales » en deux ans et propose un équipement dernière génération. Il remplit ses trois missions de soins de proximité et de recours, d'enseignement et de recherche, lié à l'université Sorbonne Paris Nord.
La communauté hospitalière est très unie, riche de sa diversité, forte d'un territoire d'avenir en plein développement et en pleine mutation. Ce qui renforce l'intérêt des missions pour tous les professionnels. L'égalité d'accès aux soins, la recherche et l'innovation, l'envie de construire demain sont autant de préoccupations qui animent toutes les équipes au quotidien.

Date de parution

12/06/

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant de direction - Direction des finances et du contrôle de gestion F/H

Métier

Z - Ne pas utiliser - Z - Ne pas utiliser

Type d'emploi

Titulaire ou contractuel

Quotité de temps de travail

Temps plein

Poste à pourvoir

Immédiat

Présentation du service

La Direction est structurée en directions fonctionnelles et trois directions de site :


- Secrétariat général et direction de projets


- Direction des Ressources humaines


- Direction des soins et des activités paramédicales


- Direction des systèmes dinformation


- Direction de la qualité, la gestion des risques et lexpérience patients


- Direction des finances et du contrôle de gestion


- Direction de linvestissement et de la maintenance


- Direction de la stratégie, des affaires médicales et de la recherche


- Direction des opérations


- Direction des achats, de la logistique et du développement durable


- Direction des affaires générales


- Direction de la communication


- Direction du site Avicenne


- Direction du site Jean-Verdier


- Direction du site René-Muret


Le secrétariat des directions des achats, de la logistique et développement durable et des affaires financières :


Le secrétariat des deux directions est composé dun professionnel, qui travaille en trinôme avec les assistantes de la direction du Groupe hospitalier et du secrétariat général et de la direction des affaires médicales Les trois assistant(e)s de direction se remplacent durant leurs congés et absences et se coordonnent étroitement dans lorganisation de leurs tâches.

Vos missions

Missions générales auprès des directeurs concernés :


- Assistance dans lensemble de leurs missions


- Gestion des agendas et prises de RDV des directeurs/trices et adjoint(e)s


- Gestion des réunions à linitiative des directeurs/trices et adjoint(e)s concernés, préparation des salles de réunion et gestion du logiciel de réservation de salle


- Assurer le secrétariat des comités spécifiques à la DAF et à la DALDD (comité développement durable, etc.)


- Prise de notes et élaboration de comptes rendus / relevés de décision de réunions


- Mise à jour du tableau de suivi des projets des deux directions (relances avant échéance, alimenter les actualisations du tableau des responsables de projets/dactions, etc.)


- Accueil des rendez-vous


- Frappe et mise en forme de document


- Saisie, mise en forme et actualisation de lintranet


- Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques


- Reproduction et diffusion de documents


- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) et préparation des courriers de réponses


- Préparation des dossiers


- Gestion des stocks de produits et de matériels, des demandes dinterventions techniques et informatiques nécessaires à lactivité


- Gestion des demandes de vestiaires centraux (logiciel dédié)


- Gestion des contraventions (désignation sur le site de lANTAI, courriers de réclamation, décision de paiement)


Missions ponctuelles:


- Intérim de lassistante de direction du directeur du groupe hospitalier, de son adjointe et de la secrétaire générale


- Intérim de lassistante de direction de la directrice des affaires médicales et de son adjoint

Profil recherché

Connaissance de l'environnement hospitalier et institutionnel des établissements publics de santé préférable

Les qualités telles que la discrétion, l'adaptabilité, sens de la communication, l'autonomie, le dynamisme et la disponibilité.

Avoir une organisation du travail irréprochable et un excellent relationnel exigé.

Aimer travailler en équipe et savoir utiliser les outils bureautiques et technologiques d'information et de communication.

Expérience sur un poste similaire particulièrement appréciée.

Formation spécialisée dans le domaine du secrétariat / assistanat de direction requis.

Prérequis : Formation Assistant(e) de direction

Nous attendons votre candidature !

Processus de recrutement :
Etude de votre CV sous 48 heures
Début de processus sous 15 jours
Contact puis entretien
Prise de décision rapide


Les avantages de l'AP-HP

Description de vos avantages

19 RTT


Remboursement à 75% du titre de transport


Possibilité de place de parking

Places en crèche


Politique sociale attractive : prime dinstallation, tarifs avantageux sur les loisirs, vacances, vie quotidienne. Salle de sport dédiée au personnel.