Assistante de direction polyvalente - référent administratif - référent marchés publics - référ[...]

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Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Non

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé


Descriptif de l'emploi

Travail en binôme :

1. Gestion des astreintes : établissement du planning annuel, suivi des stocks et du matériel nécessaires à l'astreinte, établissement d'un tableau de bord d'interventions réalisées avec les chefs d'astreinte, réalisation du bilan annuel, envoi des éléments paye en RH, gestion des cahiers des charges et planification des interventions éventuelles à réaliser par l'astreinte (plots béton, rochers à déplacer, barrières à ouvrir, point d'eau...), suivi du budget astreinte, gestion des clés, mise à jour régulière de la valise d'astreinte, réalisation de mail et demande d'interventions suite à intervention d'astreinte.
2. Suivi des marchés publics des Services Techniques (notification, avenant, reconductions, ordres de services DC4, DC5, DC6...), mise en page des pièces de marchés, rédaction de rapport d'analyses, rédaction de marchés publics, relance des services pour les marchés arrivant à échéance, enregistrement des OS et EXE dans la base commune du service Marchés Publics et dans la base interne des Services Techniques.
3. Remplacement de la secrétaire voirie : gestion des DODP, des DT-DICT, des ATU, des demandes d'interventions CAHC, les emplacements PMR, les courriers aux riverains / commerçants pour travaux, des arrêtés municipaux pour manifestations ou travaux.
4. Remplacement des secrétariats des services.
5. Polyvalence secrétariat pour les Services Techniques.
6. Référent des dossiers TIG : affectation des personnes dans les services, suivi des dossiers, gestion d'un tableau de bord.
7. Administrateur suppléante sur le logiciel MAINTI 4.
8. Référent des dossiers contentieux : chiffrage réalisé avec intervention astreinte et / ou réparation en journée par les services suite à des accidents.
9. Gestion de la comptabilité des Services Techniques : investissement, fonctionnement, suivi des pré-bons et bons (via FAST), envoi aux sociétés ou agents référents, suivi des commandes et livraison, facturation, suivi budget, points réguliers, tableaux de bord.
10. Gestion et centralisation des documents RH des Services Techniques.
11. Suivi et tableau de bord des dossiers FTU Missions / conditions d'exercice.
12. Suivi et aide dans les marchés publics et du budget des Services Techniques.

Gestion des astreintes, gestion du personnel d'accueil, polyvalence en secrétariat, gestion des TIG, gestion des chiffrages de dossiers contentieux et FTU.


Profils recherchés

1. Recevoir, filtrer et orienter des appels téléphoniques.
2. Accueillir des usagers.
3. Identifier une demande, l'analyser et la formaliser.
4. S'exprimer correctement par écrit et oralement.
5. Maîtriser Internet, Outlook, les logiciels WORD, EXCEL, SOGELINK DT-DICT (logiciel voirie), MAINTI 4.
6. Connaissance en marchés publics et finances publiques.
7. Prendre des notes et mettre en forme des courriers, notes, rapports, compte-rendu de réunions internes.
8. Réaliser et utiliser des documents de type tableau de bord.
9. Rendre compte de son activité.
10. Distinguer le caractère urgent des informations à transmettre.
11. Rechercher et diffuser des informations.
12. Dématérialisation et classement de divers documents administratifs et financiers.
13. Classer et archiver des documents de manière simple et accessible.
14. Respecter les délais de transmission de documents.
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