Assistante administrative service vie des quartiers

Sous l’autorité de la responsable du service vie des quartiers, en lien étroit avec les services municipaux (services techniques, police municipale, service vie associative gestion des salles…) et les élus concernés, vous accompagnez la mise en œuvre de la politique municipale de proximité et de participation citoyenne :
Soutien administratif au service vie des quartiers et élus de quartier :
- Assurer le suivi administratif des demandes des élus de quartier et sollicitations habitants (suite aux permanences élus, courriers et mails d’habitants, questions soumises en réunions publiques ou en conseils de quartier) :
> collecter des informations, solliciter les services municipaux concernés (notamment les services techniques et le service de police municipale) ou services métropolitains,
> se tenir informé(s) et rendre compte des actions et des suites données,
> mettre à jour les tableaux de suivi par quartier,
- Travailler en collaboration avec les agents du pôle (directeur, directrice adjointe, assistante de direction, chargée de mission Ville durable et mobilités, médiateur social, responsable vie des quartiers) et en transversalité avec les autres services de la Ville

Accompagnement de la participation citoyenne :
- Accompagner administrativement le travail des conseils de quartiers et autres instances représentatives (conseils des sages et conseil local de développement), en lien avec la responsable du service vie des quartiers : préparation des diaporamas, recueil des informations utiles auprès des services concernés, rédaction des comptes-rendus et suivi des demandes. Assurer une présence physique du service lors de ces instances (remplacement éventuel de la responsable de service)
- Assurer la mise en place et le suivi des réunions publiques : réunions de concertation réglementaire, réunion d’information ou de consultation des riverains sur les projets de la Ville, en lien étroit avec les services techniques et Bordeaux Métropole (réservation et mise en place de la salle, préparation des dossiers et feuilles d’émargement, information des partenaires, rédaction de comptes rendus, suivi des actions…). Assurer une présence physique du service lors de ces instances (remplacement éventuel de la responsable de service)
-Mener les actions de terrain inhérentes à l’organisation des temps de rencontre avec les habitants : dépôt de courrier ou flyer d’invitation dans les boites aux lettres de riverains, rencontre des usagers sur l’espace public, affichage et dépôt de supports de communication dans les commerces, préparation de stands d’accueil des participants ou du public (installation des supports de communication ou d’information), mise en place et service d’apéritifs, goûters ou cafés d’accueil.

Participation ponctuelle à l’organisation d’événements
- Coordonner l’organisation du Concours Jardins Balcons et Potagers Fleuris en lien avec les membres du jury
- Participer à l’organisation de La Transhumance Urbaine en collaboration avec les agents du pôle
- Participer à l’organisation d’autres événements ou animations de quartier : (ex : Les Folies Naturelles (fête de la Nature organisée tous les 2 ans), La balade Gourmande organisée par le groupe de travail des conseils de quartiers…)