Travail en binôme avec un autre agent - Poste partagé entre l'accueil (50 %) et les travaux administratifs en bureau (50 %)
? Accueil des usagers et gestion des demandes
? Gestion de l'état civil et de la population
? Gestion du cimetière
? Gestion des élections et de la liste électorale
? Gestion administrative de toutes les manifestations communales régulières et évènementielles ;
? Assurer des travaux de bureautique/secrétariat
? Gestion du panneau d'information lumineux en partenariat avec la chargée de communication
? Accueil physique et téléphonique des usagers, gestion du standard téléphonique : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements ;
? Réceptionner et préparer les demandes diverses de la population (recensement citoyen, certificats et attestations diverses, livret de famille, légalisation de signatures, vente cartes de pêche, photocopies, réservations diverses sur logiciel 3DOUEST (salles communales, matériel, benne, véhicule), sacs de tris ;
? Instruire, constituer les actes d'état civil et assurer la tenue administrative des registres (naissance, mariage, adoption, décès, etc.) ; coordonner le recensement de la population.
? Préparer et suivre les délivrances et renouvellements de concessions funéraires, les reprises de concessions. Tenir à jour le fichier du cimetière.
Répondre aux demandes d'autorisations présentées par les entreprises de pompes funèbres.
? Enregistrer les inscriptions, radiations, changements d'adresse sur la liste électorale.
Gérer et assurer la révision de la liste électorale. Préparer et organiser les scrutins politiques et professionnels, suivre leur déroulement.
? Programmation et planification des manifestations, suivi et mise à jour des listings et bases de données des participants, préparation des courriers d'invitation, réservation des salles, programmation des inventaires et nettoyage des locaux, consultation auprès de prestataires (traiteur, orchestre, fleuriste), déclarations au GUSO + SACEM pour les spectacles, enregistrement des inscriptions aux différentes manifestations, gestion de la billetterie, gestion du concours communal des maisons fleuries, programmation des badges pour la gestion des accès dans les bâtiments communaux, organisation des anniversaires de mariage
? Travaux de bureautique/secrétariat : saisie et mise en forme de documents et courriers, tri, classement, archivage, enregistrement du courrier entrant, gestion de la boîte mail « mairie » les jeudis et vendredi et en l'absence de l'agent dédié
? Préparation du tirage au sort du jury criminel,
? Prise en charge ponctuelle de stagiaires
Conditions particulières d'exercice :
? Travail en bureau ; horaires réguliers
? Travail un samedi par mois le matin de 9h00 à 12h00 (sauf juillet et août);
? Devoir de réserve et sens du service public.
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