L’assistant(e) de direction apporte une aide permanente au directeur/trice de pôle en termes d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Activités du poste :
1. Secrétariat courant et accueil
- Accueil physique et téléphonique,
- Travaux bureautiques : préparation de convocation, courriers, BE, réponses aux candidatures, mailing, rédaction et mise en forme de contrats, conventions…
- Assistance apportée aux services du pôle dans leur gestion du plan de classement des dossiers (réseau)
- Secrétariat des commissions Solidarité (convocations, réservation de salles…),
- Organisation de réunions : préparation de salle, réservation, agenda, gros envois…
- Rédaction de comptes-rendus de réunions,
- Mise en forme de diaporamas & reprographie
- Suivi de la messagerie et coordination du calendrier synoptique,
- Gestion d’évènements conformément à la fiche de procédure interne,
2. Missions particulières liées à l’assistance de la direction du pôle
- Etre en veille sur les dossiers en lien avec la vie du pôle,
- Présence à la réunion de pôle et/ou temps de travail privilégié avec la direction du pôle,
- Soutien à l’organisation professionnelle du directeur/trice du pôle (gestion proactive de l’agenda…),
- Interface avec les services communautaires,
- Préparation des dossiers du directeur/trice,
- Organiser le classement notamment numérique et l’archivage des dossiers du directeur/trice,
- Gestion des dossiers confiés par la direction.
3. Missions spécifiques
Service ISS – Initiatives sociales et de la santé
Assistance du directeur/trice du service :
- Commissions : préparation et suivi (invitations, compte-rendu…),
- Budget : suivi des marchés, subventions, préparation de conventions…
- Analyse des besoins sociaux : assistance lancement et renouvellement annuel,
- CLS : soutien administratif (publipostage, réservation de salles…),
- ESS : soutien administratif (publipostage, réservation de salles…),
CIAS – Centre Intercommunal d’Action Sociale
Assistance du directeur/trice de service :
- Conseil d’administration : préparation et suivi (convocation, compte-rendu, mise en forme et transmission des délibérations en Préfecture …),
- Budget : suivi des marchés, subventions, préparation de conventions…
Service Enfance Jeunesse Parentalité
- Gestion de l’accueil physique et téléphonique du service (1 jour/semaine, le vendredi en 2025)
- En appui de l’assistante du service : gestion des candidatures animateurs, contrats de travail ALSH, courriers…
- Organisation de réunions : invitation, réservation salle, support visuel, compte-rendu…
Service Culture
- En appui de l’assistant.e Culture, aide à la préparation du festival des RIAS
- En appui de l’assistant.e Culture, aide ponctuelle au réseau Matilin en fonction des besoins
Service des Sports
- Direction Aquapaq : soutien administratif (candidatures, courriers écoles, clubs, lots aux associations…),
- Subventions aux clubs sportifs communautaires : instruction des dossiers,
- Clubs sportifs du territoire : instruction et suivi des subventions,
- Nautisme scolaire : suivi des fiches formulaires et de l’octroi des subventions.
4. Remplacement de l’accueil général et du secrétariat de direction :
- Ouverture et enregistrement du courrier,
- Accueil physique et téléphonique de l’accueil général,
- Remplacement éventuel de l’assistante du directeur général et du président,
- Filtrage des appels, prise de messages et de rendez-vous
Savoirs / Savoir-faire :
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales - Formation juridique appréciée - Maîtrise de l’outil informatique – Connaissances en finances publiques
Savoir être :
- Discrétion, Sens des relations, Diplomatie, Aptitude à travailler en équipe, Organisation rigoureuse, Polyvalence et adaptation, Capacité à développer une relation de confiance, Capacité d’anticipation.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.