Assistant administratif / assistante administrative

Mission

L'assistant de gestion aura pour mission de soutenir les activités administratives de l'entreprise. Cette personne sera principalement chargée d'épauler la responsable comptabilité en l'assistant dans ses tâches quotidiennes.

Activités principales

- Gestion de la correspondance et des communications avec les clients, les fournisseurs et les partenaires
- Préparations de documents (tels que bons de livraison, factures, proforma) et rapports
- Gestion des dossiers et des archives
- Assistance aux employés et aux responsables de l'entreprise pour des tâches administratives
- Etat des rapprochements bancaires
- Tenue des différents tableaux de bord mensuel
- Etablissement du classeur de caisse menuel
- Suivi des frais généraux, encaissements banque, paiement fournisseurs et charges
- Classement et archivage des divers documents de l'entreprise

Compétences techniques

- Maitrise d'EXCEL obligatoire
- Connaissance des concepts de base de la comptabilité
- Bonne compréhension de la langue française pour rédaction de documents
- Connaissance des logiciels de comptabilité ou de gestion de factures
- Bonne capacité à gérer plusieurs tâches administratives courantes et à respecter les délais impartis
- Bonne capacité à gérer les priorités et à résoudre les problèmes de manière efficace
- Sait travailler en équipe et communiquer efficacement avec les différents interlocuteurs
- Bonne adaptation aux changements et à s'approprier rapidement de nouveaux outils et de nouvelles procédures

Qualités personnelles

Rigueur, organisée, flexibilité, travail en équipe, discrétion et confidentialité, autonomie, aisance relationnelle pour communiquer, ponctualité, respect.

Rattachement hierarchique

- Directrice commerciale
- Responsable gestion administrative et comptable

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) alimentaire spécialisé divers

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.