Assistant/assistante de direction (h/f)

MISSION
Dans le cadre d'un Etablissement Médico-Social, l'Assistant/l'Assistante de Direction assure l'accueil physique et téléphonique de l'Etablissement pendant les horaires d'ouverture, renseigne les usagers sur les questions de prise en charge et assiste la Direction dans la gestion de l'Etablissement
PARTICULARITES DU POSTE
Gestion Administrative et Financière :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et la prise de rendez-vous.
Faciliter une communication régulière et de qualité avec les familles
Mettre en forme les courriers, rapports, comptes rendus, supports de communication
Gérer les dossiers des usagers(nouvelles prises en charge, création et mise à jour des données dans le logiciel métier et différents logiciels
Assurer le classement et l'archivage de la gestion documentaire
Assurer une veille sur les documents obligatoires à fournir (Evaluation externe, audits, tableaux de la performance, enquête de satisfaction, DUERP, plan de continuité d'activité, ...)
Assurer la comptabilité de l'Etablissement (enregistrements comptables, plan de trésorerie, participer à l'élaboration des budgets et comptes administratifs, élaboration des rapports)
Aider au suivi de la démarche qualité (mise en place de protocoles, procédures, recommandations de bonnes pratiques professionnelles, gestions des réclamations, des évènements indésirables)
Gestion administrative du personnel :
Etablir les contrats de travail en lien avec la Direction
Préparer les dossiers d'embauche des nouveaux salariés
Mettre en place des tableaux de suivi et des indicateurs RH avec la Direction
Etablir en collaboration avec la Direction le plan de formation annuel
Assurer la gestion administrative des dossiers de formation des salariés
Assurer le suivi des dossiers de demande de remboursement des actions de formation
Suivre et enregistrer les évènements liés à l'absence des salariés (maladie, accident du travail, maladie professionnelle, congé maternité)
Gestion logistique :
Commander et gérer le stock de matériel et de fournitures courantes
Gérer les relations avec les prestataires concernant le fonctionnement et la maintenance des outils bureautiques
Gérer les relations avec les partenaires concernant la sécurité des locaux (risques électriques, sécurité incendie)
Assurer le suivi des déclarations auprès des assureurs
Savoir faire :
Bonne connaissance du secteur médico-social et des problématiques relevant du vieillissement de la population
Maîtriser les procédures administratives et financières d'un Etablissement Médico-Social
Maîtrise de la bureautique
Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (internet, messagerie, web conférence)

Experience: 24 Mois

Compétences: Droit du travail,Gestion administrative du courrier,Législation sociale,Planification des tâches et gestion des priorités,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Réaliser la gestion administrative du personnel,Réaliser une veille documentaire,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités des infirmiers et des sages-femmes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.