Assistant administratif - direction générale - h/f

Description :

MISSION PRINCIPALE

Au sein du cabinet de la présidence, vous assurez le secrétariat et exécutez des actes de gestion et/ou des actes administratifs courants sous la responsabilité de la cheffe de cabinet.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

* Aider à la gestion de l'agenda du Président- Directeur Général (Organiser des rendez-vous ou des réunions)
* Aider à la constitution des dossiers du Président- Directeur Général
* Assurer l'interface avec les départements de l'INSERM et les partenaires extérieurs
* Suivre et mettre à jour des tableaux de suivi d'activités du cabinet
* Organiser et gérer les déplacements du Président-Directeur Général : réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais.
* Assurer l'accueil téléphonique : renseigner ou orienter, le cas échéant, les appels vers les personnes compétentes
* Rédaction de courriers et notes
* Saisir, traiter et suivre le courrier arrivé et le diffuser aux services concernés
* Effectuer des travaux de copie, de classement et d'archivage
* Gérer les différents stocks de fournitures (bureaux, café, eau.)
* Suppléer les agents de l'équipe administrative du cabinet



Profil recherché :


CONNAISSANCES
* Connaître les techniques de secrétariat
* Procédures administratives et circuits internes

SAVOIR-FAIRE
* Maîtriser les techniques de secrétariat
* Savoir travailler en équipe
* Maîtriser les logiciels Word et Excel, messagerie interne et internet
* Maîtriser l'anglais à l'oral et à l'écrit serait un plus
* Qualités rédactionnelles, maîtrise de l'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire
* Savoir prioriser, gérer l'urgence

APTITUDES
* Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe
* Expression écrite et orale soignée
* Disponibilité, réactivité et polyvalence
* Capacités d'adaptation
* Sens de l'organisation et de la rigueur administrative

EXPÉRIENCE(S) SOUHAITÉ(S)
* Expérience similaire appréciée
* Profil junior accepté

NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATION(S)
* BTS Assistante de direction/de manager apprécié ou équivalent

Experience: Expérience exigée

Secteur d'activité: Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles