Office manager - h/f

Description entreprise :

L'aventure de l’entreprise cliente a débuté en 1982 avec l'avènement de l'impression numérique. Fondée par des professionnels de la photographie argentique, l'entreprise a rapidement acquis une solide réputation dans la réalisation d'impressions couleur grands formats de très haute qualité.
Grâce à des investissements réguliers, notre clienta intégré les évolutions techniques et renforcé sa position auprès d'une clientèle exigeante dans les secteurs du luxe, de la mode et des musées.
En 2016, l'entreprise est transmise à deux associés issus du secteur de l'imprimerie, qui poursuivent l'œuvre des fondateurs en apportant leur professionnalisme et leur vision d'un métier d'excellence. En 2019, ils confirment leur ambition d'innovation en investissant dans un parc machine de dernière génération et en s'installant dans un nouvel espace de travail dédié à des travaux d'impression toujours plus créatifs.


Description du poste :

MISSIONS
ADMINISTRATIF
Comptabilité :
• Comptabilité générale et analytique
• Banque : Téléchargement des écritures, états de rapprochement, enregistrement des LCR, mouvements CB, lettrage des comptes, tenue de la caisse, paiement en devises,
• Comptabilité clients : Facturation et comptabilisation, vérification des lignes de codage/facture, mise à jour des comptes clients, dépôt de factures sur sites dédiés (CHORUS-PRO, DOCAPOSTE, E-FACTURES), lettrage des comptes, relances clients,
• Comptabilité fournisseurs : Contrôle et enregistrement des factures, vérification BDL et mise à jour du fichier produits, règlements des fournisseurs par virement, lettrage des comptes,
• Déclarations de TVA,
• Situation trimestrielle et gestion des stocks,
• Préparation des écritures de fin d’exercice,
• Archivage et clôture des comptes sur Cogilog,
Administratif :
• Gestion des courriers,
• Mise à jour du dossier administratif (assurances, attestation Urssaf, régularité fiscale, Kbis, etc.), déclarations ACMS, enquête de production, suivi énergie,
• Prise des appels téléphoniques,
Expéditions et coursiers :
• Édition des bons de livraison, appel des coursiers, expéditions UPS/GEODIS, documents douaniers si besoin,
Appels d’offres :
• Téléchargement des dossiers sur les plateformes, constitution des dossiers administratifs et techniques, dépôt des réponses sur les sites dédiés,
SOCIAL : (6 pers)
Formations :
• Établissement du dossier de formation, gestion du dossier sur site OPCO ou avec l’organisme de formation, facturation et suivi des règlements,
Mutuelle et prévoyance :
• Dossiers d’inscription, suivi et vérification, déclarations et paiements sur internet,
Salaires :
• Regroupement des informations mensuelles nécessaires à l’établissement des fiches de paie par le GCIC,
• Suivi des dossiers du personnel et des stagiaires,
• Gestion des cartes et tickets restaurant,
MISSIONS TRANSVERSES
Provigis et e-attestations :
• Mise à jour et suivi des documents demandés sur les sites consultés par les clients abonnés,
Imprim’Vert :
• Collecte des informations de recyclage dans l’année (CONIBI, Recyclage HP, Remondis, EPSON Recycling, BSD sur TRACKDECHETS) et dépôt sur le site afin d’assurer le renouvellement de la marque tous les ans. Préparation de la visite du référent Imprim’Vert tous les 3 ans,
Gestion commerciale :
• Gestion de projet client, du devis à la commande et facturation,


Profil recherché :

VOTRE PROFIL
Justifiant d’une expèrience similaire sans une entreprise TPE/PME d’au moins 5 années, vous avez une formation initiale de gestion ou comptabilité.
Organisé, rigoureux, vous aimez le contact client et participer à la vie de l’entreprise.
Nous offrons un environnement de travail stimulant et des opportunités de développement professionnel. Si vous êtes intéressé(e) par ce poste, envoyez nous vite votre cv !