Assistant / assistante de direction

Emanation de l'association « Chantiers Services » située à Neufchâteau, ETICS est une entreprise d'insertion créée en 2021, spécialisée dans le bâtiment et les aménagements extérieurs. Conventionnée par les services de l'État, elle poursuit les actions de l'ACI « Chantiers Services » avec une différence notable : sa structure juridique et son format économique lui permettent de se positionner dans le secteur concurrentiel.

ETICS répond à des appels d'offres et développe les compétences de ses salariés dans les domaines des Bâtiments et Travaux Publics ainsi que des aménagements extérieurs, bénéficiant d'une garantie décennale. Parmi ses clients figurent des collectivités territoriales, des associations, des syndicats intercommunaux, ainsi que des particuliers, qui représentent 50% de ses donneurs d'ordre. ETICS intervient également en co-traitance avec des entreprises.
ETICS développe ses activités dans la plaine des Vosges, notamment à Neufchâteau et Vittel.

Qui recherchons-nous ?

Afin de compléter notre équipe de permanents, nous recrutons un(e) assistant(e) de direction, chargée de clientèle
Les missions du poste sont les suivantes :
Gestion administrative :

- Gestion des appels téléphoniques (standard téléphonique, appels entrants et sortants)
- Saisie et mise en forme de documents informatiques (tableaux, comptes rendus.), création de plaquettes de communication
- Tenue des dossiers, archivage, classement
- Suivi et commandes des fournitures de bureaux
- Suivi du planning de la semaine

Gestion des comptes clients :

- Assurer le suivi régulier des comptes clients.
- Mettre à jour les informations clients dans les bases de données.
- Veiller à la bonne exécution des contrats et des services convenus.
- Traiter les demandes clients par téléphone, email ou en face à face.
- Fournir des informations claires et précises sur les produits et services.
- Gérer les réclamations et apporter des solutions rapides et efficaces.

Gestion clientèle :

- Préparer, établir et suivre les devis, contrats, et factures.
- Assurer le reporting de l'activité commerciale.
- Assurer le suivi des paiements et le cas échéant des relances en cas de factures impayées
- Suivre la satisfaction des clients et mettre en place des actions correctives si nécessaire

Collaboration interne :

- Travailler en étroite collaboration avec les équipes techniques.
- Participer aux projets transverses de l'entreprise d'insertion.
- Contribuer à l'élaboration de nouvelles offres ou services.

Spécificités de la mission :

L'assistant(e) aura une mission de chargée de communication. Il/Elle aura en charge la gestion du site internet, en alimentant régulièrement des informations et manifestations auxquelles participe la structure.

Profil recherché

- Titulaire d'un bac +2 minimum, vous possédez une première expérience sur un poste similaire.
- De nature autonome et organisée, vous êtes doté(e) de qualités relationnelles, d'un sens du service et savez travailler dans un esprit d'équipe et de partage.
- Vous maîtrisez les logiciels bureautiques.
- Permis B obligatoire.

Conditions du poste :

- CDI - 35h/semaine.
- Prise de poste au 01 février 2025
- Travail du lundi au vendredi midi. Travail possible quelques jours fériés, samedi et dimanche par an lors de forums / portes ouvertes .
- Repos hebdomadaires les vendredis après-midi, samedis et dimanches.

Pour postuler, merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à l'attention de la Directrice de l'association.

Experience: 1 An(s) - sur poste similaire

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des agences de placement de main-d'œuvre

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.