Assistant / assistante de direction (h/f)

FINALITÉ DU POSTE

Rattaché au Directeur Développement, vous œuvrez conjointement sur deux périmètres.

D'une part, vous prenez en main la partie administrative du service Développement et secondez le directeur. Vous assurez ici par exemple le suivi de la facturation du service, la gestion des notes de frais, la numérisation des documents ou encore la planification des réunions. En fonction des besoins du service, vous venez en soutien des actions promotionnelles et évènementielles.

D'autre part, vous accompagnez la Responsable Concours & admissions dans la gestion des admissions pour l'ensemble des programmes de l'ESDES.

MISSIONS PRINCIPALES

Assurer la gestion administrative du service Développement
- Gérer les ordres de missions (personnel ESDES et étudiants)
- Numériser les documents (dossiers de candidatures, factures, par exemple)
- Gérer et suivre les notes de frais
- Gérer et suivre les factures et refacturations
- Participer au suivi budgétaire
- Préparer les éléments statistiques de suivi de la campagne de promotion
- Établir les ordres du jour des réunions
- Rédiger et diffuser les comptes-rendus des réunions
- Ponctuellement, organiser les déplacements (réservation avion, train ou voiture, hôtels)

Ponctuellement, soutenir les actions promotionnelles et évènementielles pour les marchés France (campus de Lyon et Annecy) et International
- Saisir et mettre à jour sur le CRM (Hubspot)
- Participer aux actions de phoning (relance prospects, relance candidats, relance admis)
- Participer ponctuellement aux actions de promotion de l'ESDES (salons, JES, forums et JPO)
- Participer ponctuellement à la gestion des forums lycées
- Coordonner l'organisation et la logistique des évènements et déplacements liés à la promotion de l'École (évènements sur le campus et hors du campus)

Seconder la Responsable Concours & admissions dans la gestion des admissions nationales et internationales pour l'ensemble des programmes de l'ESDES
- Participer à la configuration des plateformes Parcoursup et Concours ACCES Admissions Parallèles
- Accompagner le suivi et la gestion de près de 3000 candidatures par an
- Participer à l'organisation et à la gestion opérationnelle des sessions de concours (écrits et oraux)
- Participer à la préparation des Jurys ministériels d'admission
- Avec le soutien de la Responsable concours et admissions, prendre en charge en autonomie le suivi des admissions de la formation préparant au DSCG
- Saisir les facturations des candidatures et les inscriptions sur l'ERP (Synergie)

Collaborer et, selon les besoins ponctuels, venir en appui de l'ensemble des composantes du Service Développement :
- Promotion France pour le campus d'Annecy
- Promotion France pour le campus de Lyon
- Promotion Internationale
- Communication et marketing
- Concours et admissions
- Prescription et partenariats

PROFIL
- Expérience professionnelle dans le domaine administratif et/ou commercial
- Bonnes capacités d'organisation et de travail en équipe
- Capacité à gérer les priorités et à s'adapter à des variations de rythme de travail
- Bonnes capacités relationnelles avec les collaborateurs et les étudiants
- Parfaite maîtrise de la langue française (orthographe)
- Aisance orale au téléphone (dont relance sortante)
- Maîtrise des outils informatiques (dont CRM et ERP)
- Sens du service
- Sens de la communication et de l'écoute
- Sens de la confidentialité
- Rigueur, fiabilité et capacité à travailler en autonomie
- Flexibilité horaire
- Bon niveau d'anglais
- La connaissance du milieu de l'enseignement supérieur serait un plus

Quelques week-ends travaillés (présence le week-end lors des salons et des JPO - et éventuellement concours) et durant certaines soirées. Travail en horaires décalés (travail tardif le soir pour les relances téléphoniques)

Experience: 1 An(s)

Langues: Anglais exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.