Agent administratif polyvalent

Le service administratif de la commune recherche un agent administratif polyvalent avec expérience significative en secrétariat de Mairie afin de renforcer son équipe.

MISSION DU POSTE :

‐ Accueil téléphonique et physique au secrétariat

‐ Accueil et renseignement de la population

‐ Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

‐ Suivi des projets et activités de la direction

‐ Elaboration des actes administratifs

‐ Préparation des actes budgétaires et comptable

‐ Gestion et affichage d’informations

‐ Secrétariat du conseil municipal si nécessaire

ACTIVITES PRINCIPALES :

 Accueil téléphonique et physique du public :
- accueillir le public avec amabilité
-prendre des messages
-s’exprimer clairement et reformuler les demandes
-favoriser l’expression de la demande
- recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
-traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
-mettre en relation les correspondants
-gérer les situations de stress et réguler les tensions
-réagir avec pertinence aux situations d’urgence
-Conserver neutralité et objectivité face aux situations
-s’adapter au public de cultures différentes
-adapter son intervention aux différents publics
-gérer des tableaux de bord de fréquentation
-faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurités liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité.

 Accueil et renseignement de la population :
- identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- gérer un planning de réservation (salles…°
- orienter vers les services et personnes compétents
- renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
- aider à rédiger des documents administratifs

 Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Rédaction de courriers, de tableaux de bord
- Elaboration de rapport d’activités
- Préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire et les actes d’état-civil,

 Suivi des projets et activités de la direction
- Réalisation de tableaux de bord,
- Rédaction de rapports
- Etablissement de statistiques

 Gestion du personnel :
- Veiller à la tenue et à la mise à jour du dossier individuel de l’agent
- Assurer le suivi de carrière des agents
- Rédiger les arrêtés et les contrats
- Etablir la paie (calcul, la liquidation, échéancier de la paie, états de fin d’année…)
- Préparer les demandes de saisine de la CAP et du CT
- Assurer la gestion administrative du temps de travail (planning, congés annuels, gestion des absences, Compte-épargne temps…)
- Gérer les demandes d’aide sociale (CNAS ,….)
- Etablir des dossiers retraite
- Assurer le suivi des formations et des habilitations (élaboration du plan de formation)
- Conseiller et renseigner les agents sur la carrière
- Diffuser les informations auprès des agents

 Préparation et rédaction des documents budgétaires et comptables :
- Réaliser des prévisions budgétaires (masse salariale, formations, coût lié au personnel, montant des investissements…)
- Préparer et suivre l’exécution du budget
- Préparer et suivre les dossiers de subventions
- Rédiger et suivre les marchés publics

 Gestion et affichage des informations :
- Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein des services
- Présenter des documents d’information et de communication
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

 Secrétariat du Conseil municipal :
- Etablir et adresser les convocations,
- Rédiger les délibérations, le compte-rendu et le procès-verbal,

 Traitement de dossiers et saisie informatique

 Archivage de documents

FORMATIONS : (savoirs)

 Organisation et organigramme de la collectivité

 Organismes extérieurs en relation avec la collectivité

 Procédure interne de transmission des demandes

 Droits et obligations des usagers

 Règlement intérieur

 Connaissances des domaines de compétences des communes et leur organisation

 Connaissances du statut de la Fonction publique territoriale

 Maîtrise des règles comptables et budgétaires de la comptabilité publique

 Connaissances des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs, Connaissance des règles des actes d’état-civil

 Connaissances bureautiques et des logiciels métier

COMPETENCES PROFESSIONNELLES ET TECHNIQUES : (savoir faire)

 Savoir planifier son travail et gérer les priorités

 Respecter les délais réglementaires

 Savoir suivre un budget, préparer les dossiers de mandatements, des dépenses et recettes,

 Qualités rédactionnelles requises

 Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel…) et des NTIC

 Fonctionnement du standard téléphonique, d’internet

 Techniques rédactionnelles administratives

 Technique d'accueil, de communication et de régulation

 Technique de médiation et de négociation

 Technique de secrétariat (prise de note…)

 Technique de recherche d’information

 Technique de gestion de planning

 Technique de classement

QUALITES REQUISES (Savoirs être)

Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)

Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension

Excellentes qualités relationnelles

Autonomie

Qualités organisationnelles

Etre force de proposition

Capacité d'adaptation

Réactivité