Assistant(e) de direction juridique

Assistanat de Direction

* Gestion d’un agenda complexe et mouvant, avec arbitrage des priorités
* Gestion des appels téléphoniques et suivi des messages
* Suivi des mails reçus pour s’assurer d’un traitement systématique
* Gestion du courrier
* Planification de réunions (internes et externes), conférences téléphoniques, déjeuners
* Organisation de déplacements à l’étranger
* Organisation d’évènements (séminaires DJ ou Communauté juridique, évènements d’équipe, sessions de formation …)
* Gestion des visites des Directeurs Juridiques régionaux

Support administratif & budgétaire

* Gestion des demandes de congés/TT des N-1
* Classement des dossiers et archivage
* Exécution des impressions et reliures
* Gestion des commandes de matériel
* Suivi des notes de frais
* Suivi des factures
* Suivi du budget juridique en coordination avec les assistantes de pôles

Reporting contentieux

* Contribution à mise en place d’un système de reporting plus efficace
* Suivi du reporting contentieux annuel et semestrielet
* Gestion des lettres d’audits à adresser aux avocats et Commissaires aux comptes

Legal operations

* Suivi des processus de signature, digitalisation et archivage des documents
* Gestion des traductions, apostilles, certifications et autres formalités
* Classement des documents dans la base documentaire, suivi des notifications et suivi des alertes et délais
* Gestion des inscriptions aux formations et associations
* Suivi des abonnements aux bases documentaires
* Répartition et classement des revues juridiques
* Commandes de manuels
* Suivi et pilotage des factures d’avocats
* Assistance à la mise en forme de supports de présentations
* Assistance à la digitalisation de la Direction Juridique
* Assistance à la création et gestion des bases de données et sites intranet de la Direction juridique et de la Communauté juridique
* Assistance et force de proposition dans la mise en place de process permettant à la directrice juridique de gagner en efficacité