Assistant / assistante de direction (h/f)

Poste en CDI à 70% à pourvoir au 1er mai.

L'assistant(e) de direction reflète l'image de l'EHPAD « le Clos Fleuri »
- Il/elle assiste la directrice afin d'optimiser la gestion de son activité. Organise et coordonne les
informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
- Il/elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques
ACTIVITES PRINCIPALES :
- Assure la mise en relation et l'accueil des relations extérieures et de l'ensemble des interlocuteurs,
- Gère l'agenda des responsables concernés,
- Assure la rédaction de documents sur simples indications,
- Contribue à la mise en œuvre de projets, en assure le suivi et rend compte de son action,
- Prépare, assiste et assure le compte rendu de réunion,
- Prend en charge le fonctionnement administratif et logistique nécessaire,
- Vérifie la disponibilité des informations comptables et de gestion,
- Déclenche et surveille la production des états et remplit les états réglementaires,
- Participe à la rédaction de documents comptables, vérifie la pertinence des résultats globaux obtenus

Responsabilités :
Gestion administrative à un niveau avancé, rôle de médiateur, implication dans la gestion de projets
Optimiser l'organisation administrative et logistique, disposer d'une vue d'ensemble sur les activités de
l'établissement permettant de contribuer à la stratégie et à la prise de décision, contribution dans la
gestion des ressources humaines, de la planification des recrutements à la coordination des formations,
capacité à s'adapter rapidement aux changements.
Respecter les consignes et s'organiser en fonction des délais à respecter

SAVOIRS :
- Respecter la confidentialité des dossiers et de la vie des résidents,
- Organiser et gérer son temps ; ranger, trier, classer et surtout retrouver en cas de besoin tous les documents administratifs attenants à l'établissement,
- Mettre en forme les documents, mettre en place des procédures, maîtriser l'orthographe,
- Travailler pour une direction peut amener à réaliser des missions de pré-comptabilité, d'assistance au recrutement, d'assistance aux achats.
- Savoir faire face aux imprévus : réagir rapidement et efficacement à une situation d'urgence et supporter des situations émotionnelles difficiles et répétitives

PROFIL :
- Expérience de 3ans.
- Connaissance association loi 1901, établissement type EHPAD

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Maîtrise l’orthographe,Maîtrise informatiques,Connaissance en gestion admnistratives,Savoir organiser et gérer son temps, Prendre des notes sous la dictée ou en réunion

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Hébergement social pour personnes âgées