VOTRE ROLE EN ACTIONS :
-Assure la gestion du secrétariat général (80% du poste)
Accueil physique et téléphonique (renseigner, filtrer, orienter, transmettre) : rôle d’interface avec les usagers, les élus, les collectivités et les partenaires
Gestion des rendez-vous et organisation de réunions avec partenaires extérieurs (coordination des agendas des élus, responsables de pôle, usagers et partenaires extérieurs)
Mise en place des salles de réunion (en lien avec les services)
Mise à jour des agendas au regard des manifestations
Diffusion des mails et courriers (aux élus et services) + Suivi des parapheurs
Secrétariat des élus (courriers)
Réaliser, mettre en forme des travaux bureautiques (textes, tableaux, diaporamas), assurer leur suivi
Gérer l’information et les délais associés, transmissions de messages, rappels etc
Mise à jour des bases de données dans le cadre du suivi des assemblées
Suivi des Arrêtés municipaux (mise en forme, transmission au contrôle de légalité, registre)
Organisation des déplacements des élus (réservations, inscriptions)
Suivi formation des élus
Gestion de la documentation pour les services et les élus
Enregistrement et transmission des notes de frais
Préparation des bons de commande pour le service
Gestion du matériel informatique, voitures
-Appui administratif et logistique au service vie associative et culturelle : 20%
Renfort régulier au Service vie associative et culturelle (gestion des demandes des subventions des associations, appui à la préparation de certains évènements)
-Missions secondaires
Remplacement et/ou renfort auprès de l’assistant de Direction (appui à la préparation des bureaux municipaux, commissions et conseils municipaux)
Suivi amélioration du tri dans les bâtiments
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