Assistant(e) administratif / assistant(e) de direction (h/f)

OFISI est un secrétariat privé et professionnel à distance au service d'une clientèle exigeante (chefs d'entreprise, sportifs professionnels, professions libérales, etc.).

Soucieuse du bien être de ses équipes, OFISI met à disposition un environnement de travail très agréable et des horaires respectant l'organisation familiale (l'entreprise ferme à 17h et propose des RTT, 2 personnes par bureau maximum).
Poste disponible en temps plein ou en temps partiel.

Descriptif du poste

Vous serez en charge de la gestion d'un portefeuille clients, pour lesquels vous réaliserez selon des procédures déterminées :

- Gestion du courrier postal et électronique, leur traitement et classement

- Prise de RDV

- Analyse et vérification de documents

- Rédaction de courriers

- Contrôle et paiement de factures

- Préparation de l'imposition

- Gestion immobilière

- Rapprochement bancaire et gestion de budget

- Gestion de la relation avec les services publics et institutionnels

- Négociation de contrats

- Organisation de loisirs et voyages

Vous aurez la responsabilité de l'ensemble des documents relatifs au patrimoine privé et/ou professionnel des clients.

Ce poste est sédentaire, la relation client étant majoritairement faite par téléphone et via une application dédiée.

Vous êtes au cœur de la relation avec les conseils du client (notaire / avocat / expert-comptable / banquier)

Profil recherché

Vous avez l'habitude de gérer toutes sortes de documents et vous faites preuve d'une forte capacité analytique.

Niveau Bac+2 Assistant administratif / Assistant comptable / Collaborateur comptable / Assistant de direction / Clerc de notaire / Banque / Assurance

Le diplôme n'est pas obligatoire et vous pouvez être à l'aise avec la gestion d'un patrimoine immobilier et la gestion administrative car tout simplement votre expérience vous a donné des compétences dans ces domaines.

Expérience professionnelle de 4 ans minimum (impératif).

Forte maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et Internet

Excellent niveau d'expression orale et écrite (orthographe, syntaxe, rédaction)

Notions comptables ou en gestion budgétaire.

Grande rigueur

Forte capacité d'organisation

Travail en binôme

Esprit d'analyse et de synthèse

Polyvalence

Discrétion / Respect du secret professionnel

Esprit positif

Sens du relationnel

Capacité d'adaptation

Experience: 4 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.