Agent administratif

Assurer le secrétariat de la Direction Technique

Accueil physique et téléphonique

Suivi du budget

Suivi des marchés publics

Préparation des commissions de sécurité

Assurer le secrétariat de la Direction Technique
- Saisie et enregistrement des courriers, gestion du parapheur numérique.
- Gestion de l’agenda du directeur des services techniques
- Assure la liaison entre les usagers, les équipes de terrain, les agents de maîtrise.
- Assure les relations avec les services, les élus, les entreprises de maintenance et de fournitures
- Élaboration et suivi de tableaux de bord et procédures internes
- Saisie et diffusion du compte rendu des réunions de service, des bilans d’activités
- Classement et archivage informatique et papier

Accueil téléphonique et physique
- Réception et suivi des demandes des usagers (particuliers, écoles, services internes …) : collecte des données, transmission aux agents chargés du traitement, réponses
- Lien avec la référente vie associative pour les demandes spécifiques des associations
- Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
- Suivi des échéances et des réponses aux réclamations

Suivi budgétaire et comptable, en lien étroit avec le service comptabilité
- Préparation et exécution du budget
- Mise à jour du planning prévisionnel des travaux (plan pluriannuel d’investissement)
- Saisie des bons de commande.
- Circuit de visa des factures
- Mise à jour permanente de l’inventaire comptable (entrées et sorties de biens)

Suivi administratif des marchés publics
- Saisie des pièces administratives et techniques des procédures de mise en concurrence en collaboration avec les chargés d’opérations, dématérialisation sur la plateforme et transmission au contrôle de légalité
- Suivi de l’exécution des marchés, contrats de prestations et maintenance (notifications, ordres de service, …)

Formation ou diplôme

Formation secrétariat ou assistance de direction

Connaissances - Compétences techniques

Expertise bureautique, maîtrise des outils informatiques, appétence pour la modernisation des usages et le travail collaboratif dans des dossiers partagés

Forte connaissance et expérience de l’accueil du public (écoute, compréhension et reformulation des demandes, capacité à répondre, ...)

Haute qualité rédactionnelle (maitrise grammaire et orthographe, orthotypographie)

Connaissances des procédures de marchés publics

Connaissance du fonctionnement des collectivités souhaitée

Qualités relationnelles - Savoir-être

Sens du service public et des relations avec le public

Sens du travail en équipe : créer et entretenir du lien, diffuser l’information, rendre compte

Esprit d'initiative et réactivité : capacité à analyser, à s’adapter

Autonomie, rigueur, qualités organisationnelles, sens des priorités