Assistant.e de direction (f/h)

Assistant.e de direction

Vous êtes à la recherche d’un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ?

Le Département d’Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en œuvrant pour une société plus juste et plus écologique. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des domaines d’activités variés. Nous rejoindre, c’est intégrer une collectivité de 4250 femmes et hommes entreprenants, dynamiques et innovants.

Nous recrutons un·e assistant·e de direction pour la direction de la transformation écologique.

Vous intégrerez une équipe dynamique et motivée de 40 personnes, qui portent au quotidien l’animation de la transformation écologique de la collectivité, l’accompagnement des agriculteurs, la préservation et la valorisation de plus d’une centaine d’espaces naturels, et la reconquête de la qualité de l’eau. Cette direction est composée de deux services (patrimoine naturel, et agriculture alimentation énergie), ainsi que de deux missions (développement durable et eau).

Un webinaire est proposé le 1er avril 2025 de 14h00 à 15h00 pour présenter le poste.

Si vous êtes intéressé·e, veuillez vous connecter au site du Département : https://www.ille-et-vilaine.fr/offres-emploi (cf. document annexé à l'annonce)

Les entretiens de recrutement auront lieu le 30/04/2025 matin et/ou le 07/05/2025 après-midi.

Fonction :

Collaborateur·trice direct·e et de confiance de la Directrice de la transformation écologique, vous assurerez son assistance et serez le·la garant·e des échéances et de la qualité des productions écrites.

Vous animerez le collectif des assistantes de la direction et assurez aussi l’assistance de la mission développement durable.

Missions générales :

À ce titre vous assurerez les missions suivantes :

Planifier et préparer les réunions récurrentes, gérer l’agenda de la directrice et assurer la liaison avec les agendas de la direction du pôle, des chef·fes de service et des élu·es.

Assurer la gestion et le suivi des courriers, notes internes rapports à l’assemblée plénière et à la commission permanente
- Assurer la planification et le respect des échéances.
- Vérifier la qualité et la mise en forme des documents.
- Saisir et suivre les rapports (commission permanente et assemblée) dans le logiciel métier Délib35.
- Gérer le traitement et le suivi des courriers dans le logiciel métier, des notes et des parapheurs (arrivées-départs).

Assurer la diffusion des informations montantes et descendantes en lien avec le secrétariat général de pôle et les assistant.es de la direction.

Réceptionner et traiter les appels téléphoniques, traiter les démarches en ligne effectuées par les particuliers, associations et entreprises via la plateforme "Illisa".

Réaliser des travaux de bureautique et la mise en forme de documents.

Organiser le tri, le classement et l’archivage des documents papiers et numériques au sein de la direction.

Organiser les temps conviviaux de la direction .

Établir les commandes de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

Participer à la communication interne de la Direction (newsletters, ..).

Missions spécifiques :

Organiser et animer le bon fonctionnement de l’assistance de l'ensemble de la direction, en lien avec les deux assistant·es de service :
- Organisation de la continuité des missions d'assistance de la direction.
- Organisation matérielle et logistique des événements de la direction.
- Assurer une veille du bon usage des logiciels, de la mutualisation des outils numériques et des process afin d’assurer au mieux la continuité de service.
- Établissement des ordres du jour et comptes-rendus de la réunion mensuelle entre les encadrant.es et assistant.es de la direction.
- Participation à la réunion hebdomadaire des encadrants de la direction.

Spécificités du poste :

Le Département propose :
- des plages de travail variables élargies : (Prise de poste entre 7h30 et 9h30) pause méridienne entre 11h30 et 14h00 (départ entre 16h30 et 19h00)
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont le cycle 1 qui pour 7h50 par jour soit 39h10 par semaine ouvre droit à 34 jours de congés annuels et 15 jours de RTT.
- le télétravail régulier (1 jour maximum par semaine) ou ponctuel (25 jours par an) dès trois mois d’ancienneté sur les fonctions,
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)
- l'accès à un parking voiture vélo.

Des avantages et prestations sociales :
- l'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département)
- des offres de prestations culturelles et de loisirs
- une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance garantie maintien de salaire

Recrutement sous conditions statutaires ou éventuellement contractuel 3 ans.

Connaissances :
- Vous maîtrisez l’outil bureautique (Suite Microsoft Office), et collaboratif (Teams), et plus largement l'outil informatique : Post office, Délib 35, parapheur électronique, Illisa.
- Vous connaissez le fonctionnement d'une collectivité territoriale d'envergure ou portez un intérêt particulier pour l'action départementale.

Aptitudes requises :
- Autonome et adaptable, vous savez prendre des initiatives et être réactif·ve en fonction du contexte.
- Vous êtes polyvalent·e et savez gérer simultanément plusieurs activités.
- Vous savez faire montre d'une grande agilité dans la gestion des agendas.
- Vous êtes doté·e d'une capacité d'anticipation dans la gestion des rendez-vous, réunions, déplacements.
- Vous êtes rigoureux·se, autonome, méthodique et êtes en mesure d'organiser votre travail en tenant compte des priorités et des délais,
- Vous avez le sens du contact et disposez de qualités relationnelles qui vous permettent de communiquer en vous adaptant à différentes catégories d'interlocuteurs·trices.
- Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles (syntaxe, orthographe).
- Vous savez organiser la confidentialité des informations.

Formation :

Idéalement issue·e d'une formation en secrétariat ou en assistance, vous avez une bonne connaissance de la collectivité et/ou du fonctionnement des collectivités territoriales ou de la fonction publique.

Expériences :

Une expérience antérieure significative sur des fonctions d'assistance de direction constituerait un plus.

Niveau de diplôme : Sans diplôme

Niveau d'expérience : 2 - 3 ans