Assistant(e) administratif(ve) et logistique

Domène est une ville de 6700 habitants située près du Massif de Belledonne, sur le territoire de la Métropole de Grenoble. Elle offre un cadre de vie agréable et préservé entre Grenoble et Chambéry, à deux pas de la Chartreuse.

Elle propose un grand nombre de services et équipements : crèche, écoles et collège, médiathèque, équipements sportifs, centre de loisirs, école de musique, EHPAD, CCAS ; elle dispose également d’un tissu associatif riche et actif. De nombreuses actions et projets portés par les élus doménois, font d’elle une ville à l’esprit village qui bénéficie par ailleurs de l’attractivité et du dynamisme de l’aire urbaine grenobloise.

Quotité de travail : 80% pouvant évoluer sur un temps plein

Lieu d’exercice : Diapason (bâtiment abritant le service Enfance-Jeunesse, l’activité Centre de loisirs, l’Ecole de musique, l’Unité sport, le Pôle SLAC) à Domène

Sous la responsabilité du Responsable de Pôle, vous assistez le Responsable de l’Unité Sport et le Responsable de Pôle au niveau administratif et logistique, dans l’exercice de leurs missions. Vous constituez une interface privilégiée pour les interlocuteurs du Pôle (particuliers et associations, enseignants des groupes scolaires et du collège, prestataires, exposants etc.).

Vous aimez organiser, structurer, planifier ?

Vous aimez le contact avec les acteurs associatifs, sportifs et culturels ?

Vous êtes reconnu(e) pour votre efficacité en matière de gestion administrative et logistique ?

Vous êtes apprécié(e) pour votre relationnel dynamique et constructif ?

Nous serons ravis de vous réserver le meilleur accueil pour construire avec vous le poste de demain !

MISSIONS :

o Assurer les tâches d’accueil et de secrétariat au sein du Pôle :
- accueil physique, téléphonique et dématérialisé ;
- gestion du courrier et des dossiers administratifs du service,
- classement et archivage des dossiers,
- rédaction et mise en forme de documents (courriers etc.),

o Assurer le suivi logistique en lien avec l’occupation des équipements et l’utilisation du matériel du Pôle :
- suivi des plannings des installations sportives et réalisation du planning d’occupation durant le week-end,
- gestion du matériel festif et des manifestations, etc.
- suivi de la location des véhicules (mini-bus) aux associations (caution, planning etc.)
- administrer les dossiers de demande de manifestation, de la réception de la demande à la réponse au demandeur, analyser les demandes de locaux et de matériel en lien avec le Responsable de Pôle et le Responsable de l’Unité sport

o Assurer le suivi administratif des dossiers de demande de subventions et divers documents aux associations ;

o Création ou proposition de création d’outils permettant notamment le suivi de l’activité du Pôle ou de faciliter les relations avec les acteurs sportifs et associatifs ;

o Rédaction de procédures en lien avec l’activité du Pôle

o Participation et secrétariat des réunions de travail

o Assistance au Responsable de Pôle dans le cadre de l’organisation administrative et logistique des actions culturelles ou des manifestations locales organisées par la Mairie

o Diffusion/distribution de la communication autour de l’évènementiel

De manière secondaire ou ponctuelle :

o Renfort/remplacement ponctuel à l’accueil du Diapason en cas de besoin

o Accompagnement administratif de l’éducateur des APS

o Aide administrative aux associations sportives

PROFIL RECHERCHE :

• BAC pro Agora ou Accueil-évènementiel ou BTS assistant de manager ou BTS AGTL ou expérience professionnelle équivalente

• Maîtrise de l’outil informatique (Excel notamment), du pack office, microsoft 365 et d’internet ;

• La connaissance du milieu associatif, sportif, culturel, et de l’environnement territorial serait un atout supplémentaire ;

• Aptitude à la polyvalence

• Rigueur, sens de l’organisation

• Force de proposition, capacité d’initiative

• Capacité à prioriser les urgences et savoir s’adapter aux changements de dernière minute