Assistante administrative mutualisée cadre de vie/gru

Avec près de 12 000 habitants, la Ville de CRAPONNE (Métropole de Lyon) présente de nombreux atouts : un cadre de vie attractif, un tissu économique dynamique et une belle diversité de services et d’équipements.

La Ville de Craponne recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) mutualisé(e) entre le Cadre de Vie et la Gestion de la relation aux usagers (GRU).

Le service Cadre de vie, fort de 10 agents répartis au sein de 3 unités, a en charge les domaines d’intervention suivants :
- Environnement et développement durable,
- Espaces verts et espaces publics,
- Vie locale et associative.

Il est l’interlocuteur privilégié des usagers pour toutes les questions liées à la propreté, la gestion des réseaux et aux espaces verts.

Le service Accueil/GRU (3 agents) s’emploie à assurer l’accueil du public et optimiser la prise en charge et le traitement des demandes des usagers.

Deux services proches des habitants, qui s’attachent à protéger et améliorer le cadre et les conditions de vie des craponnois.

Sous la direction et la responsabilité hiérarchique du Directeur du Cadre de Vie, vous êtes « la porte d’entrée » de la direction du Cadre de vie, chargé(e), sur environ 70% de votre temps de travail, de :

L’accueil général de la direction du Cadre de vie
- Accueillir / Orienter / Renseigner les usagers et assurer le suivi du traitement des demandes.

L’assistance administrative et financière des services du Cadre de Vie
- Suivi de l’exécution budgétaire (demandes de devis, établissement de bons de commandes, demandes de subventions,…).
- Gestion administrative courante (rédaction de courriers, comptes-rendus, conventions, archivage papier et numérique).
- Conforter et, le cas échéant, remplacer l’agent en charge du pôle associatif (accueil physique et téléphonique, états de lieux, gestion des planning,…).
- Assurer la suppléance des régies financières de location des salles communales et de « sac aventures jeux » (environnement).

Spécificités liées au poste :
- Utilisation de progiciels internes et de la métropole de suivi des demandes usagers,
- Recherche de parcelles et demandes de signalements sur la plateforme GRECO (extraction et mise en forme de données).

Sous l’autorité de la responsable du service Accueil/GRU, vous êtes chargé(e) sur environ 30% de votre temps de travail, des missions suivantes :

Gestion de l’espace de coworking
- Gestion des coworkeurs (renseignements, visite de l’espace, encaissement, aide à la réservation, facturation, régisseur)

Déplacements sur site à prévoir

Assistance auprès de la responsable du service
- Rédaction de courriers, mails,…
- Aide à l’organisation de réunions (organisation logistique, demande de devis, suivi des commandes)

Missions annexes

Remplacement ponctuel sur le traitement de la boite mail infomairie
- Ventilation vers les services
- Accusé réception/Classement des messages

Rémunération :
- Base rémunération statutaire + RIFSEEP (régime indemnitaire)

Prestations sociales : au terme de 6 mois de présence pour les contractuels et d’application immédiate pour les fonctionnaires :
- Adhésion de la collectivité au CNAS (catalogue de prestations d’actions sociales)
- Titres restaurant (valeur faciale 7€ avec participation employeur de 50%)
- Participation employeur mutuelle 20€ (labellisée)
- Participation employeur prévoyance 10€ (labellisée)
- Prise en charge 75% abonnement transports publics
- Forfait mobilité durable

Qui êtes-vous ?

Vous disposez d’une expérience au sein d’une collectivité territoriale ou de connaissances de l’environnement territorial ;

Vous savez faire preuve de :

• Qualités relationnelles et rédactionnelles

• Maîtrise des outils bureautiques : pack office

• Respect de la confidentialité, discrétion professionnelle

• Rigueur et méthode

• Capacité à travailler de manière transverse et en équipe

• Réactivité et capacité à gérer les priorités

• Sens du service public

• Maîtrise des techniques d’accueil, d’écoute et de médiation

Titulaire du permis B