Assistant administratif (h/f) 2024

Forts d'une expérience indéniable, d'un savoir-faire conséquent et d'une excellente réputation dans la région, nos équipes au bureau comme sur le terrain renforcent notre qualité de services qui nous différencie.

Les valeurs de notre entreprise, la confiance, le partage et le progrès, sont indissociables des femmes et des hommes que nous recrutons. Notre culture d'entreprise est primordiale et nous mettons tout en œuvre pour que chacun(e) puisse se sentir accompagné (e) et atteindre son potentiel.

Afin de compléter nos équipes administratives, nous sommes à la recherche d'un (e) assistant (e) administratif dans le service création de jardins et valorisation des déchets, en CDI à temps plein, qui aura la charge du suivi administratif des chantiers et l'administration des ventes.

Rattaché (e) à la Directrice administrative et financière et les responsables en création, vos missions principales seront de:

Suivi administratif

- Contrôler les informations rentrées dans le logiciel de gestion (heures, bons de livraison)
- Réconcilier les factures fournisseurs avec BL et les saisir dans le logiciel de gestion
- Rentrer les heures du personnel dans le fichier des payes
- Participer au suivi du personnel : les absences, les congés payés, les arrêts maladies et assurer la bonne intégration des nouveaux salariés
- Faire les demandes d'arrêtés municipaux et de DICT
- Télécharger les données des cartes chauffeurs et camions du groupe dans le logiciel
- Assurer une bonne communication entre le service création et les autres entités du groupe
- Mettre en place des procédures internes et vérifier le bon respect de ces procédures
- Elaborer les courriers et emails en français et en anglais ; rédiger les notes de service
- Assurer l'accueil téléphonique

Administration des ventes

- Gérer les dossiers administratifs de nos chantiers en création (suivi devis, factures, relances, contentieux éventuels) en collaboration avec le bureau d'étude
- Gérer la facturation de certains chantiers ainsi que la facturation interne
- Contrôler les sorties de fournitures des entités du groupe et leur imputation aux chantiers
- Etudier la rentabilité mensuelle des chantiers
- Réaliser des rapports mensuels (suivi des prospects, état des devis signés, prévisionnel semestriel des chantiers en cours et à venir, sous-traitance)
- Mettre à jour chaque semaine le planning trimestriel des chantiers
- Assurer la relation commerciale avec nos clients et fournisseurs, participer aux éventuelles réunions

Compétences souhaitées :
- Exemplarité, Ponctualité, adaptabilité, rigueur, sens de l'organisation
- Savoir coordonner et prendre l'initiative
- Capacité à gérer plusieurs dossiers au même temps avec efficacité
- Avoir un bon niveau en anglais

Formation Bac + 2 Gestionnaire administration des ventes ou équivalent ou BTS Gestion de la PME

Experience: 5 An(s)

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Planifier des rendez-vous,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Réaliser des opérations comptables,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Langues: Anglais exigé

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Services d'aménagement paysager

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.