Assistante de direction et dialogue social h/f

Vous serez amené à participer, en étroite collaboration avec le Directeur des ressources humaines, à organiser, gérer, coordonner et assurer le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.

Vous êtes garant de l’application du cadre administratif et de la communication de l’information, tant au sein de la direction qu’au sein de l’ensemble des services de la collectivité. Vous accompagnez les agents de la DRH et les relais des services dans le cadre d’une démarche de transversalité que vous portez.

Selon l’actualité de la direction, vous apportez des solutions, gérez administrativement des projets, assurez le suivi des dossiers et les prises des décisions portées par le Directeur.

Participation à la préparation des réunions des instances paritaires.

À ce titre, il vous sera confié les activités suivantes :
- Optimiser le temps du directeur en lui apportant un appui administratif (prise de RV, filtre des visites et des communications téléphoniques, gestion de son agenda, tri des mails, etc…)
- Assurer l’organisation administrative de la direction (réception et envoi du courrier, rédaction de documents, compte rendu et préparation de notes…)
- Suivre, gérer des dossiers transversaux et s’assurer de leur bon déroulement
- Elaborer et être garant des procédures administratives pour la Direction
- Gérer le budget des fournitures et en assurer les commandes
- Participer activement à l’animation du groupe des Assistantes de Direction
- Assure l’organisation, le suivi et la réalisation des travaux préparatoires des différentes instances,
- Assurer la logistique relative aux instances paritaires (rétroplanning, agenda, réservation de salle, convocation) et la préparation des dossiers des instances paritaires,
- Assurer le pilotage administratif et logistique des élections professionnelles,
- Assurer le suivi des décisions prises lors des réunions des instances paritaires et participer à la communication des éléments dans les services concernés,
- Assurer le suivi comptable des heures d’absences syndicales dévolues à chaque syndicat,
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers des instances paritaires.

À titre secondaire vous pourrez être amené à :
- Assurer la continuité de service de l’accueil de la direction des ressources humaines en l’absence de l’agent titulaire du poste ;

Vous êtes détenteur d’un diplôme de niveau 5 à minima dans le domaine de l’assistanat et/ou justifier d’une expérience significative sur un poste équivalent.

(Mémento : BEP/CAP = Niveau 3, BAC = Niveau4, DEUG/BTS/DUT/DEUST = Niveau 5, Licence/Maitrise = Niveau 6, Master = Niveau 7)

Vous êtes reconnu pour les compétences suivantes :
- Maîtriser les différentes formes de rédaction administrative (courrier, notes, compte-rendu…) et les techniques de classement
- Disposer d’une parfaite maîtrise des outils et logiciels bureautiques (Pack office)
- Être bon communiquant (savoir faire preuve de diplomatie, de pédagogie, d’écoute …)
- Avoir le sens du travail en équipe
- Savoir travailler dans des délais contraints
- Savoir prioriser
- Savoir être rigoureux, précis et ordonné
- Avoir le sens de la discrétion
- Savoir se montrer polyvalent, réactif et autonome
- Posséder le sens de l’initiative et être force de proposition.
- Disposer de connaissances dans le domaine de la conduite de projet serait appréciable

Vos missions impliquent les conditions d’exercice et contraintes particulières suivantes :
- Horaires variables en fonction des obligations du service (actualité des dossiers)
- Présence obligatoire à toutes les réunions d’instance.
- Respect absolu des obligations de discrétion et de confidentialité
- Télétravail possible selon l'organisation du service