Assistant administratif / assistante administrative (h/f)

APIS PMR, expert en faveur du maintien à domicile, recherche un(e) assistant(e) adminstratif.ive

Définition du poste :
1/ Gestion contractuelle : clients, sous-traitants, apporteurs d'affaires, partenaires, fournisseurs, comptables, services administratifs,. (papier, électronique, CRM)
2/ Gestion des commandes et des stocks de l'agence, coordination livraison
3/ Réalisation des devis (offre technico économique avec plan de masse et outil de modélisation 3D) sous CRM, édition des factures et tenue du CRM
4/ Accueil client et prise en charge des appels téléphoniques aux heures d'ouvertures, qualification demande entrante avec transformation en rdv, relance base clients, questionnaire de satisfaction clients, gestion administrative et organisationnelle des chantiers
5/ Tenue du mix marketing dont suivi indicateurs et pilotage le cas échéant des Agents-co, suivi et reporting de l'agence
6/ Possibilité de tenir une permanence à un show-room, ou autres événements de promotion (salon, foire, conférence,.).

Autres :
Suivi des notes de frais
Bonne tenue de l'agence (entretien, propreté...)
Poster une news agence sur les réseaux sociaux, (chantier, client, événement, partenariat non stratégique, etc.) 2x/mois
Suivi du site web d'APIS PMR et d'outils marketing associés
Participation à des appels d'offres
Suivi de grilles tarifaires, de bons de commandes types
Définition d'un stock tampon et suivi des stocks et retour client
Planning chantier
Mise en place d'offres de fidélisation client.

Compétences :
> Capacité d'assimilation de la formation et du travail
> Connaissance pluridisciplinaire (commerce, gestion d'entreprise, technique)
> Accompagnement d'une croissance rapide
> Rigueur et organisation
> Gestion de l'humain et orientation service client

Profil :
Les « savoir-faire » :
> Organisation et coordination
> Utilisation du CRM et outils informatiques (pack Microsoft, internet, réseau sociaux, outil métier)
> Connaissance Technique (connaissance produit, outils devis, modélisation)
> Compréhension des contrats et des processus administratifs
> Marketing (plan de mix, supports)
> Utilisation de Facebook

Les « savoir-faire » comportementaux :
> Rigueur (orthographe, prise de notes, organisation, tenue des dossiers et administratif)
> Diplomatie, écoute
> Sens du service
> Apprentissage et curiosité sur les différents aspects du métier yc. technique
> Ponctualité
> Etre actif lors des évènements (salon, séminaires, réunion, etc.)
> Respect éthique sur la non divulgation d'information pouvant nuire à la société

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Comptabilité générale,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Coordonner l'activité d'une équipe,Définir des besoins en approvisionnement,Organiser des déplacements professionnels,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Organiser le traitement des commandes,Réaliser des opérations comptables,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Saisir des documents juridiques,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Autres travaux spécialisés de construction

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.