Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi Mission du poste : Assurer le secrétariat et l’accueil du Service Recrutement/Formation et de la Direction des Ressources Humaines.
Rattachement hiérarchique : Rattaché(e) à la Responsable du service Recrutement et Formation.
Temps de travail : 38h30mn par semaine avec 25 CP et 21 RTT – Eligible au télétravail.
Action sociale : Participation à la mutuelle – Adhésion au CNAS (Comité National d’Action Sociale) – Amicale du personnel.
Contraintes particulières liées au poste : Devoir absolu de réserve – Respect des délais – Horaires en lien avec l’accueil du public. Missions / conditions d'exercice 1/ DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
- Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Direction ;
-- Assurer le secrétariat de la Direction : gestion des agendas, traitement du courrier, rédaction et diffusion de notes et de courriers, mise en forme de documents, organisation logistique des réunions, tri, classement et archivage des documents.
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2/ SERVICE RECRUTEMENT FORMATION
- Assurer le secrétariat du service recrutement :
- Réceptionner, traiter, saisir les candidatures.
- Organiser les commissions de recrutements : convocations, réservation de salles.
- Préparer le dossier de l’agent recruté : courrier de recrutement, contrat, déclaration URSSAF.
- Diffuser les offres d’emplois sur les différents sites.
- Organiser l’accueil de l’agent : réunions d’accueil, mise à jour du dossier d’accueil et de présentation de la collectivité, remise des éléments contractuels et dossier d’accueil
- Mettre à jour les différents tableaux de bord.
- Assurer le suivi administratif du Service Formation :
- Participer au recensement des besoins pour établir le plan de formation.
- Traiter les inscriptions des demandes de formation.
- Gérer le dossier au niveau des conventions, convocations, devis et bons de commandes, ordre de mission.
- Saisir l’ensemble des actions de formations dans le logiciel dédié.
- Participer aux ouvertures et fermetures des formations organisées en intra.
- Contribuer à la rédaction et au suivi des procédures des activités.
- Assurer le suivi des demandes de stages : réceptionner les demandes, assurer le lien avec les services, répondre aux demandes, renseigner les tableaux de bord. Profils recherchés Formation :
Bac secrétariat bureautique.
Compétences techniques :
Connaissance des règles et des procédures administratives.
Maîtrise des outils informatiques.
Maîtrise des règles d’orthographe et de grammaire.
Aptitudes personnelles :
Sens de l’accueil et de la communication – Organisation - Capacité à travailler en équipe et à gérer l’urgence - Respect de la confidentialité et des délais - Être force de propositions.
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