Adjoint administratif - secrétariat - accueil - etat civil

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Rémunération selon grille indiciaire + régime indemnitaire Descriptif de l'emploi IDENTIFICATION DU POSTE :

• Catégorie : C
• Filière : administrative
• Cadre d’emploi : adjoint administratif
• Type de contrat : CDD de 3 mois pour remplacement, éventuellement renouvelable jusqu'au retour de l'agent absent
• Temps de travail : Idéalement temps plein, mais possibilité de temps partiel selon le profil du candidat
• Poste à pourvoir au plus vite

RELATIONS HIERARCHIQUES
• Maire et élus référents
• Directeur général des services
• Responsable du service moyens généraux

RELATIONS FONCTIONNELLES
• Elus
• Habitants de la commune
• Communauté d’agglomération et diverses instances départementales

POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE
• Sous l’autorité de la responsable du service moyens généraux

ENCADREMENT
• Néant Missions / conditions d'exercice Les Missions :
a) Accueil public et téléphonique mairie :
•Accueil et orientation du public
•Standard téléphonique Mairie
•Enregistrement des courriers entrants et sortants
•Gestion courriels entrants boîte secrétariat
•Enregistrement et stockage des objets trouvés
•Gestion du parc clés mairie
•Réception, traitement et diffusion de l’information aux services et aux élus
•Gestion du stock fournitures administratives

b) Tâches administratives liées à la relation citoyenne :
•Enregistrement et suivi des actes d’état civil (naissance, mariage, décès…)
•Gestion funéraire (Enregistrement des concessions et rédaction des arrêtés…)
•Rédaction des autorisations d’inhumation et de travaux
•Clôture des registres état civil / Édition des tables décennales
•Gestion et suivi des élections / Enregistrement / Radiation
•Recensement citoyen
•Suivi des registres délibérations, arrêtés et décisions du Maire
•Rédaction des arrêtés administratifs (stationnement, débit de boissons, chiens catégorisés)
•Préparation et suivi des conseils municipaux (en appui)
•Transmission des actes au contrôle de légalité Profils recherchés Exigences spécifiques :
•Connaissances de la réglementation relative à l'établissement des actes de l'état civil
•Expérience solide exigée dans une commune à un poste similaire.
•Le candidat doit être immédiatement opérationnel, aucune formation ne sera dispensée.

Compétences en urbanisme :
•Des compétences en urbanisme dans une commune seraient un plus.
•Une candidature 100 % compétente en urbanisme mais pas en état civil peut aussi être étudiée.

Savoir-faire :
•Bonne maîtrise de l'expression écrite et orale
•Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques, traitement de textes et logiciel métier Berger Levrault, Word, Excel
•Bonne pratique de la dématérialisation (INSEE, Préfecture…)

Savoir-être :
•Devoir de réserve, confidentialité
•Qualités relationnelles
•Qualités organisationnelles
•Adaptabilité et disponibilité
•Capacité à travailler en réseau
•Autonome
•Sens de l’initiative