Assistant de direction (h/f)

Missions :

Vous accompagnez le directeur de la Direction Infrastructure et Informatique (D2I) ainsi que les différents responsables dans la coordination et le bon fonctionnement de la direction ainsi que l'exécution des différentes missions transverses. Vos missions seront les suivantes :

Organisation de réunions :
Gestion de l'agenda du Directeur concernant le C2SCT en relation avec son secrétaire, et les diverses réunions D2I avec les responsables de pôles ;
Collecte des informations et mise en forme des présentations PowerPoint pour les Business Review mensuelles ;
Participation aux réflexions internes D2I (Comité de Direction élargi 4/an) ;
Préparation et participation aux réunions générales de la direction ;
Préparation et participation aux réunions d'expression des salariés du pôle Logistique et Infrastructures (PLI) avec rédaction des comptes rendus.

Support administratif :
Pour le Directeur Général Adjoint, également Directeur de la D2I :
- Gestion de l'agenda ;
- Assistance diverse en fonction des sujets d'actualité ;

Pour le Pôle Logistique et Infrastructures (PLI) :
- Soutien administratif au chef de pôle et ses responsables de département, notamment dans le cadre des travaux entrepris ou à venir sur les sites du laboratoire ;
- Assurer l'interface avec les interlocuteurs extérieurs (architectes, tutelle et autres ministères) ;
- Suivi des comptes et dépenses énergétiques en lien avec la maintenance Bâtiment et le service Achats ;
- Poursuite du recensement des contrats annuels du pôle et tenue à jour en lien avec le service Achats ; à terme, saisie des commandes dans UBW ;
- Poursuite de l'optimisation des ressources informatiques en lien avec les différents intervenants (archivage, mutualisation, partage des informations) ;
- Suivi de certains achats et gestion des réceptions ;
- Traitement des contraventions reçues dans le cadre des missions des collaborateurs et support au département Logistique pour les commandes/réceptions liées à l'entretien de la flotte automobile.
- Gestion du contrat avec notre partenaire de covoiturage.

Pour le Bureau d'Etudes et Ingénierie (BEI) :
- Organisation des Comités de Pilotage Bancs (collecte éléments pour ordre du jour) et rédaction des comptes rendus en lien avec le responsable BEI et le responsable sécurité ;
- Emission des mémoires internes en relation avec le responsable BEI ;
- Assistance pour divers travaux administratifs et bureautiques ;
- Suivi du relevé des températures et du groupe de travail relatif au comptage.

Pour le service Communication :
- Assistanat général du service et de la responsable ;
- Suivi du budget : saisie des commandes, suivi, recherche et relations prestataires ;
- Support pour les événements internes du LNE ;
- Gestions divers communication : tout autre tâche administrative en lien avec les besoins du service.

Gestion de la communication interne :
Soutien à la rédaction de messages vers les collaborateurs LNE (maintenance, logistique, BEI) ;
Etre moteur auprès des collaborateurs D2I pour la publication de news Intranet ;
Animer l'espace collaboratif D2I ;
Rediriger des informations vers les bons interlocuteurs ;
Suivi des documents qualité liés à la direction en lien avec les différents interlocuteurs.

Le directeur la D2I, le responsable du BEI et les responsables du PLI et du pôle Systèmes d'Information (PSI) pourront vous confier en outre toutes autres tâches administratives en lien avec leurs activités ou le fonctionnement transverse.

Profil :
Vous disposez au minimum d'un diplôme de niveau bac+2 en gestion/administration/assistanat ou équivalent ainsi que d'une expérience professionnelle de trois ans minimum en tant qu'assistant.e.

Compétences requises : rédaction, capacité d'organisation et de synthèse, dynamisme, rigueur, très bon relationnel, confidentialité, maîtrise pack Office.

Possibilité télétravail.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Analyses, essais et inspections techniques

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.