Rattaché(é) à la Direction, votre mission consiste à apporter votre support pour contribuer au bon fonctionnement général de la direction et d'assister les équipes d'architectes dans leur quotidien en assurant le secrétariat de l'agence à travers les missions suivantes :
Assurer le secrétariat courant : accueil téléphonique et physique, gestion du courrier divers, des emails, classement, archivage, comptes-rendus,
Gestion des fournitures de bureau et autres approvisionnements (stock, commande et réception),
Gestion journalière des appels à candidatures et des offres,
Réponse aux appels d'offres publics :
- Elaboration des dossiers administratifs de candidature ou d'offre
- Mise en forme des réponses aux appels d'offres dématérialisées
- Saisie et mise en forme des notes méthodologiques
- Choix des références avec la Direction
- Suivi des offres (contact et suivi des partenaires, regroupement des pièces, envoi dématérialisé).
Mise à jour des référentiels,
Polyvalent/e, le rôle d'Assistant/e peut vous amener à réaliser d'autres tâches en fonction des demandes de l'équipe.
De formation supérieure, vous justifiez d'une expérience professionnelle de 2 ans minimum souhaitée en tant qu'assistant/e en cabinet d'architecture ou bureau d'étude MOE.
La connaissance des marchés publics est souhaitée.
Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques suivants : Outlook, Word, Excel, Project, Power Point.
Vous êtes autonome, méthodique et savez prendre des d'initiatives promptement.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
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