Assistant(e) administratif(ve) des services techniques (h/f)

Structure d'accueil

Le Centre de recherche de l'Institut Curie
L'Institut Curie est un acteur majeur de la recherche et de la lutte contre le cancer. Il est constitué d'un hôpital et d'un Centre de recherche de plus de 1000 collaborateurs avec une forte représentativité internationale.
L'objectif du Centre de recherche de l'institut Curie est de développer la recherche fondamentale et d'utiliser les connaissances produites pour améliorer le diagnostic, le pronostic, la thérapeutique des cancers dans le cadre du continuum entre la recherche fondamentale et l'innovation au service du malade.

Description du poste

Au sein du Centre de Recherche de l'Institut Curie sur le site de Paris, vous intégrez la Direction des Services Techniques.
Rattaché(e) au Responsable adjoint de l'équipe composée de 6 personnes, vous serez en charge des missions suivantes :

Missions principales :
1. Recueillir et traiter les informations nécessaires aux collaborateurs et aux collègues
2. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
3. Assister la direction dans la préparation, l'exécution et le suivi de la gestion administrative
4. Tenir à jour les données des activités, les tableaux des bords, la documentation générale de la direction

Activités principales :
1. Information et orientation des interlocuteurs, internes et externes :
Gestion des canaux d'informations : surveillance, alerte, information et orientation des différents publics
Aide à la formulation des demandes, au bon usage des outils, mise à disposition des procédures, notes et consignes
Mise à jour des pages du site intranet dédié à la direction des services techniques

2. Exécution des actes de gestion administrative courante :
Gestion des agendas et des activités récurrentes : prise de note, rédaction et diffusion de compte-rendu
Gestion du courrier, collecte, mise en forme, reproduction, diffusion, classement numérique et archives
Préparation et mise en validation des actes engageants : ordre de service, décision, etc.
Suivi des dossiers individuels des agents de la direction : congés, absences, évaluations, habilitations

3. Exécution des actes de gestion budgétaire courante :
Participation à la gestion des budgets d'exploitation, maintenance et travaux de la direction
Rédaction, notification et suivi des bons de commande, collecte des admissions et réceptions, rapprochement de factures
Suivi des enveloppes budgétaires, surveillance et alerte
Mise à jour des tableaux de suivi des marchés d'approvisionnements, fournitures, prestations de services et travaux

4. Assistance au suivi des activités de la Direction :
Collecte et mise à jour des demandes, traitements des données, mise à jour de tableaux de bords
Gestion des réclamations : orientation des retours des demandes d'interventions
Relance des intervenants, fournisseurs, prestataires et entrepreneurs de travaux
Mise à jour des documents de synthèse et rapports d'activités de la direction

Activités Associées :
Coordination avec sa collègue assistante administrative du site d'Orsay
Correspondante des services RH, Finances, etc.

Profil recherché

Formation et expérience
- Niveau Bac+2
- Expériences professionnelles similaires souhaitées dans le secrétariat et l'assistance d'un service technique

Compétences et qualités requises
- Maîtriser les logiciels bureautiques du Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint
- Maîtriser les tâches de secrétariat classique (gestion d'agenda, réception, accueil téléphonique, etc.)
- Sens de l'organisation et de la méthodologie
- Réactivité et rigueur
- Gestion des priorités, diplomatie et faculté d'adaptation aux demandes des différents interlocuteurs
- Bonnes capacités relationnelles, d'écoute et communication orale adaptée.

Toutes nos opportunités sont ouvertes à des personnes en situation de handicap.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réactivité et rigueur,Maîtrise des Pack Office,Maîtriser les tâches de secrétariat classique,Sens de l’organisation et de la méthodologie

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.

Le Centre de Recherche de l?Institut Curie
L'Institut Curie est un acteur majeur de la recherche et de la lutte contre le cancer. Il est constitué d'un Centre de Recherche de plus de 1200 collaborateurs avec une forte représentativité internationale et d'un Ensemble Hospitalier localisés sur les sites de Paris, Orsay et Saint-Cloud.