Office manager h/f

DMI Associates est une société française indépendante de conseil en politiques publiques et assistance technique.

Spécialisée dans le renforcement des capacités institutionnelles, la société a, depuis sa création en 1998, conduit plus de 300 missions dans plus de 70 pays. Opératrice pour les bailleurs de fonds, elle met en oeuvre des projets d'assistance technique dans les pays en transition ou les pays en voie de développement partout dans le monde.

Parmi les clients de DMI figurant : la Commission Européenne, l'Agence Française de Développement, la Banque Mondiale, etc. Définition du poste :

Dans le cadre d'un remplacement, DMI recherche un(e) Office Manager qui reportera directement à la direction générale. Nous recherchons une personne polyvalente pour gérer plusieurs tâches dans un environnement en pleine réorganisation.

En tant qu'Office Manager, vous jouerez un rôle clé dans la gestion administrative et financière. De solides connaissances en comptabilité et facturation sont essentielles pour travailler en lien avec le cabinet comptable de l'entreprise et établir le reporting mensuel au groupe.

Vos tâches principales seront de venir en support sur les domaines suivants :

Comptabilité / Facturation :
- Enregistrement des opérations comptables quotidiennes.
- Gestion des rapprochements bancaires.
- Suivi et vérification de la facturation (clients/fournisseurs ; notes de frais)
- Gestion et relance des impayés
- Traitement des factures jusqu'au paiement
- Gestion de la relation avec les banques
- Liaison avec les chefs de projet pour suivre des budgets propres à chaque projet
- Suivi de la trésorerie
- Participation à la préparation des bilans et des situations mensuelles.

Ressources humaines :
- Gestion du personnel (onboarding/offboarding, congés, formation, médecine du travail)
- Suivi des données de paie
- Recrutement

Appui logistique Gestion de projets
- Réservation de billets d'avion, de billets de train, chambres d'hôtel, etc.
- Recherche d'informations générales sur le pays de destination et demande de Visa
- Appui à l'organisation et mise en oeuvre de voyages d'études, conférences, séminaires, etc

Appui logistique Déplacement du personnel et autres
- Contrôle des notes de frais
- Assistance Transport / Hôtel
- Mise à disposition de Cash Euro et Devises étrangères & Matériels utiles
- Suivi assurance de voyage

Tâches quotidiennes
- Classements dossiers administratifs
- Gestion du courrier
- Gestion des fournitures de bureau
- Réception / Expédition de documents
- Appui à l'organisation de réunions
- Lien avec le service IT

Ces tâches ne sont pas exhaustives et pourront évoluer au fil du temps.

Compétences requises :
- Niveau Bachelor ou équivalent dans la gestion comptable.
- De bonnes compétences en communication écrite et orale,
- Niveau anglais B2 minimum,
- Organisation et gestion des priorités,
- Autonomie,
- Bonnes connaissances du Pack Office,
- Appétence pour les nouvelles technologies,
- Capacité d'analyse, rigueur et sens de l'organisation,
- Discrétion et respect de la confidentialité,
- Bon relationnel et esprit d'équipe.

Début et durée du contrat :
- 9 mois à commencer dès que possible

Lieu :
- Lyon en présentiel (Possibilité de télétravail 1 jour par semaine après la période d'essai)