Assistant(e) de direction / executive coordinator - h/f

Le poste

L’Assistant de Direction apporte une assistance organisationnelle et administrative au Directeur ainsi qu’à la Business Unit (BU) Diagnostic, et assure ainsi une coordination dans son fonctionnement. Il/Elle vient également en support à l’ensemble des activités de la BU, ses principales missions étant les suivantes :

1. Être référent(e) interne/externe au sein de la BU et avec autres les équipes du Group,
2. Faciliter l'intégration des nouveaux membres au sein de l’équipe,
3. Encoder les informations entrantes et les relayer aux personnes appropriées au sein de l’organisation,
4. Venir en support à l’ensemble des activités de la Business Unit selon les besoins.
5. Alerter le Directeur de la Business Unit si nécessaire,
6. Gérer, anticiper et optimiser le calendrier du Directeur de la BU Diagnostic et les déplacements associés,
7. Revoir les documents puis collecter les signatures nécessaires,
8. Mettre en forme et suivre tous types de documents (présentations Powerpoint, etc.),
9. Effectuer des recherches en utilisant les ressources d'Internet et de l'intranet,
10. Encoder les commandes internes BU Diagnostic dans l’ERP (fournitures, marketing…) et assurer le suivi des commandes passées,
11. Préparer avec les transporteurs l’expédition de documents, de matériel ou d’instruments vers les clients, les congrès ou Kibion GmbH (entité du groupe),
12. Générer les KPI BU Diagnostic hebdomadaires,
13. Préparer les séminaires BU Diagnostic (mars et septembre),
14. Maintenir une connaissance approfondie de l'organisation et des normes associées à nos produits afin d'offrir un service de qualité supérieure et des conseils précis aux clients internes et externes,
15. Gérer les informations sensibles et confidentielles de manière appropriée et avec un haut niveau de discrétion.

Profil recherché

Vous possédez une formation assistanat ou équivalent.

Vous disposez de 3 ans d’expérience minimum sur un poste similaire dans un environnement international exigeant et évolutif.

Organisé(e), rigoureux(se) et autonome, vous êtes doté(e) d'un excellent relationnel et facilitez les interactions aussi bien avec vos interlocuteurs internes qu’externes,

Très à l'aise avec les outils digitaux, vous avez une grande capacité d'adaptation,

Vous faites preuve de diplomatie, confidentialité, proactivité et discrétion,

Vous êtes dynamique, avez un grand sens du service et le goût du travail en équipe,

Vous maitrisez le Pack Office (Word, Excel et Powerpoint),

Vous maitrisez le français, l’anglais et une troisième langue est un plus.

Rattaché(e) hiérarchiquement au Directeur de la Business Unit Diagnostic.

Poste basé à notre siège social à Rueil-Malmaison .