Assistant(e) de direction

Dans une commune de 5 000 habitants, sous la directive du Maire et de la directrice générale des services, vous serez chargé(e) de diverses missions administratives .

- ACTIVITES PRINCIPALES :
- Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre
- Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
- Rédaction de notes, de compte-rendu et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …)
- Gestion des documents entrant et sortant
- Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
- Organiser le traitement et la diffusion des informations
- Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage
- Préparation, organisation des séances du conseil municipal, du conseil d’administration du CCAS et des commissions (convocations, délibérations, procès-verbal, compte rendu)
- Gestion de l’agenda du maire et de la Directrice générale
- Organisation et préparation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
-Toutes sujétions demandées par le Maire ou le Directeur général des services -

ACTIVITES SECONDAIRES :

*Gestion et organisation des cérémonies commémoratives (agenda, commandes de fleurs, pavoisement...)

*Travaux bureautiques ponctuels pour les autres services de la collectivité.

- COMPETENCES REQUISES :

*Capacité à gérer et actualiser une base de données

*Capacité à rédiger des notes synthétiques

*Capacité à chercher, recueillir, traiter et à transmettre l'information

*Capacité à communiquer

*Maitrise des logiciels office (Word, Excel, Powerpoint, Excel)
- CONNAISSANCES REQUISES :

*Maîtrise de l'outil informatique, des outils bureautiques et des logiciels " métiers

*Bonne connaissance des circuits et des procédures administratives

*Bonne connaissance des instances de décision de la collectivité

*Bonne connaissance de l'organisation et des services de la collectivité

*Bonne connaissance des règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe

*Discrétion et secret professionnel

*Maîtrise d'internet

*Bonne connaissance des techniques de classement et d'archivage