Assistante de direction - tranquilité publique et prévention

Assistance à la gestion fonctionnelle de la direction

Missions principales :
-Coordination de l’activité administrative au sein de la DSTP
-Traitement et suivi des réponses aux courriers et doléances en lien avec le secrétariat cabinet du Maire ou de la direction générale des services
-Gestion de l’agenda et des rendez-vous de l’équipe de direction
-Supervision de la planification des différents services de la direction et de la transmission des heures supplémentaires
-Participation à l’élaboration et au suivi des marchés publics
-Proposition des projets de délibération
-Organisation des réunions de direction, participation aux groupes de travail CLSPDR, instances partenariales et rédaction des comptes rendus
-Suivi de la gestion financière (rédaction bons de commande, validation de la facturation)
-Relation avec les services de la préfecture, Police nationale, Tribunal, CNFPT (suivi des procédures administratives et de la formation des effectifs)

Missions secondaires:
-Rédaction des arrêtés d’urgence ou de mise en demeure dans le cadre des pouvoirs de police du maire
-Suivi administratif des fourrières, du stationnement payant
-Gestion et suivi des commandes en matériel et équipement
-Préparation de l’exercice budgétaire
-Mise en forme du bilan d’activité annuel
-Participation à la phase préparatoire des manifestations et temps forts de la DSTP

Connaissances / Habilitations:
-Connaissance approfondie des pouvoirs de police du maire et des attributions des Administrations.
-Connaissance des différents acteurs locaux et partenaires institutionnels.
-Connaissance du fonctionnement des administrations et des établissements publics.
-Connaissance des Procédures et qualités rédactionnelles.
-Connaissance de l’outil informatique, des logiciels de bureautique.
-Animer l’efficacité de la communication interne et externe

Savoir-faire / Compétences techniques:
-Qualités relationnelles et de savoir être avec les directions, agents, élus et partenaires.
-Capacités d’organisation, d’analyse et de synthèse.
-Compétences managériales
-Techniques pédagogiques
-Maîtrise de l’organisation d’événement rassemblant du public

Savoir-être:
-Prise d’initiatives et décision en cas d’urgence.
-Diplomatie.
-Rigueur.
-Respect de la déontologie.
-Impartialité.
-Force de proposition, dynamisme.
-Qualités relationnelles.
-Capacités d’adaptation, d’anticipation et de prospectives.
-Sens du travail en équipe.
-Discrétion professionnelle.
-Sens du service public