Mission Générale : Réaliser des activités administratives au sein d'un service d'aide à domicile. Assurer l'accueil physique et téléphonique, analyser la demande et proposer au bénéficiaire le service le plus adapté à ses besoins. Organiser les interventions d'une équipe de personnel de terrain. Assurer la mise en œuvre et le suivi de la demande en mobilisant les ressources humaines nécessaires.
1. Accueil
* Prendre, enregistrer et traiter les appels, mails, sms des salariés.
* Répondre à la demande de l'usager et les orienter.
* Traiter des données et des tâches administratives courantes (suivis des dossiers, remplir tableaux de bord.).
* Ouvrir, affranchir et distribuer le courrier.
2. Préparation de l'intervention
* Créer des prospects (première demande), réceptionne les demandes des bénéficiaires.
* Planifier et réaliser des visites à domicile en accord avec son supérieur hiérarchique.
* Rechercher le personnel d'intervention (compétences adaptées, disponibilité, distance).
* Mettre à jour les plannings des intervenants et/ou bénéficiaires en fonction du contenu de la mission.
* Mettre en place le service (prestations).
* Informer le bénéficiaire, sa famille et/ ou le partenaire médico-social.
* Veiller à la mise en place et au suivi de tous les dossiers bénéficiaires (signatures contrats ou avenants de prestation, mandat SEPA...).
3. Organisation des interventions et gestion du planning
* Gestion des plannings
* Assurer la continuité de la prestation : organise les remplacements des salariés (maladie, congés, formation...)
* Vérifier et valider les heures d'interventions de chaque usager et salarié.
* Mettre à jour les plannings.
* Envoyer des devis/contrats, enquêtes de satisfaction aux bénéficiaires et/ou aux salariés.
* Assurer le suivi de la modulation du temps de travail en faisant les réajustements nécessaires
4.Management/Ressources humaines : encadrer et soutenir les intervenants :
* Rechercher les salariés disponibles pour intervenir au domicile en tenant compte des heures accordées sur la prise en charge, de la qualification de l'aide à domicile, et de la fréquence d'intervention au regard de leur contrat de travail.
* Remontées et traitement des réclamations : analyser les remontées d'informations des bénéficiaires et des salariés et ajuster les prestations.
* Recrutement : identifier les besoins en recrutement du secteur géographique et en informer la Responsable de secteur.
5.Qualité : suivi des interventions
* Valider avec la personne aidée (ou aidant) et le salarié les modalités de l'intervention.
* S'assurer de l'adéquation entre les prestations effectuées et les besoins exprimés.
* Suivre l'évolution des situations et des personnes aidées et adapter l'intervention.
* Savoir travailler en coordination avec le bénéficiaire et/ou l'aidant et les partenaires médico-sociaux.
* Visiter les bénéficiaires : évaluer le degré de satisfaction et de la qualité des prestations, à réaliser au moins une fois par an. (bilan des besoins de la personne aidée).
* Mettre en place des actions correctives.
* Assurer l'astreinte téléphonique.
6.Gestion administrative
* Etablir les devis et les contrats sous contrôle du Responsable de secteur.
* Saisir les accords (notifications de prises en charge).
* Mise à jour régulière des dossiers bénéficiaires en lien avec son supérieur hiérarchique.
* Vérifier de la télégestion ...
LES COMPETENCE PROFESSIONNELS REQUISES
* Maîtrise du logiciel XELYA XIMI.
* Etre capable d'utiliser le système informatique et les logiciels bureautiques standards. (Word, Excel, Internet et Outlook)
* Etre capable de prendre en compte les spécificités des bénéficiaires vulnérables.
* Organisation : autonomie dans la gestion des plannings et des priorités
* Etre capable de manager une équipe (aides à domicile) avec le soutien du supérieur hierarchique.
* Etre capable de gérer son secteur (gestion administrative).
LES QUALITES REQUISES
* Sens du relationnel et de l'écoute.
* Réactivité et force de propositions.
* Autonomie.
* Polyvalence.
* Sens de l'organisation
* Patience
* Rigueur.
* Savoir rédiger et synthétiser des informations.
Si vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et que vous souhaitez contribuer au succès d'une équipe dynamique, nous serions ravis de recevoir votre candidature.
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération: 12,00€à16,00€par heure
Nombre d'heures: 35 par semaine
Horaires:
* Du lundi au vendredi
* Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel
Date limite de candidature: 01/03/2025
Date de début prévue: 01/03/2025
Experience: Débutant accepté
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