Rattaché.e au Directeur Général Adjoint du Pôle des solidarités et de la proximité, l’Assistant.e de Direction (H/F) sera en charge de son secrétariat administratif et de l’accueil (physique et téléphonique) du pôle.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).
• Gestion administrative du secrétariat de la direction
- Gestion des courriers arrivée et départ, notes de service, tri, classement archivage des documents, gestion de l’agenda du DGA et planification de réunion, gestion et suivi des parapheurs
- Gestion des états de pointage, suivi des contrats et des recrutements au sein du pôle
- Préparation des dossiers relevant de la direction, reprographie, relecture et correction de documents, rédaction de compte-rendu, suivi de tableau de bord
• Accueil, réception, orientation physique et téléphonique des administrés et partenaires de la direction
- Faire le lien entre les services et les dossiers en lien avec le pôle
Bac + 2 avec expérience dans la gestion, la coordination et l’exécution des tâches administratives, techniques et financières d’un secrétariat.
- Très bonnes qualités relationnelles
- Techniques de secrétariat
- Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de bureautique
- Maîtrise des logiciels : Cindoc/Doc Flow, CIRIL RH, Webdélib, Maarch
- Anticipation, proactivité
- Accueil physique et téléphonique
- Sens de l’organisation
- Rigueur
- Réactivité
- Sens de l’initiative
- Polyvalente
- Dynamisme
- Discrétion
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