Assistant services économique et accueil, administratif, logistique (h/f)

Direction communication et affaires générales 

Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux

Poste partagé entre les services développement économique, ville intelligente et affaires générales :
Missions principales services développement économique et ville intelligente :

• Assurer l’accueil, la gestion du courrier, le suivi administratif des délibérations et décisions en relation avec le service des assemblées,


• Gestion des agendas de la direction des services développement économique et ville intelligente (planification, gestion et organisation de rendezvous, organisation des déplacements …),


• Suivi des dossiers et projets en cours, appui à l’organisation d’événements et de manifestations (salons, colloques …) des services développement économique et ville intelligente.

Missions ponctuelles :
Accueil à la Maison des Entreprises
Missions principales affaires générales :
Accueil

• Orientation des visiteurs, élus, partenaires, …


• Appels téléphoniques : gestion du standard, prise de message


• Réception des livraisons, dispatch aux destinataires


• Gestion de l’affichage à l’accueil, informations et documents mis à disposition du public

Gestion du courrier / mails / parapheurs

• Enregistrement du courrier arrivé (scan), factures (scan), parapheurs et dispatch


• Enregistrement du courrier départ La Poste, courriers internes, parapheurs


• Distribution journaux auprès des services


• Boite mail « contact » : dispatch aux services, réponse aux demandes

Logistique interne

• Gestion des salles : accès, réservation, armoire à clés


• Flotte véhicules du siège : réservation, veille stationnement, déplacement, signalement des anomalies aux services compétents


• Préparation roulage : diffusion de supports de communication aux villes


• Assistance photocopieurs, machine à café et ascenseur : signalement au prestataire, …


• Maintenance bâtiment du siège : Signalement des anomalies et petits travaux

Assistanat

• Traiteurs : gestion des approvisionnements (devis, suivi, commande), suivi stock


• Commande et suivi stock : fournitures, papeterie, produits « Covid », boissons, gâteaux


• En lien avec les services (publipostage, mise sous pli, saisie de données, gestion de fichiers …)

Missions ponctuelles

• Aide auprès des services (mise sous pli, saisie de données, gestion de fichiers …)


• Surveillance stationnement / parc véhicule

Appartenance à un ou des groupes de travail :
Groupe prévention des risques