Adjoint administratif g03 - h/f

Description :

MISSIONS :
· GESTION ADMINISTRATIVE
* Assurer une partie du Secrétariat du médecin responsable de l'UF et le secrétariat de l'équipe, classement dans les dossiers
* Gérer les appels téléphoniques selon les degrés d'urgence et les agendas des médecins et autres membres de l'équipe.
* Assurer le suivi du courrier en collaboration avec le médecin de l'U.F. et de l'équipe
* Assurer la frappe et la présentation des documents, des courriers, de compte-rendu de synthèse, notes internes
* Organiser le classement des dossiers (ouverture, mise à jour, archivage)
* Gérer les commandes nécessaires (matériels de bureau)

· SUIVI DE L'ACTIVITÉ DE LA STRUCTURE: CMP ET UNITÉ D'HOSPITALISATION
* Apporter aux médecins consultants de l'UF et aux cadres les éléments de gestion demandés.
* Saisir l'activité du service.
* Prendre des notes des différentes réunions et les diffuser à l'équipe.
* Participer à la bonne marche de la Salle d'Attente des CMP.
* Participation à la permanence de Secrétariat de l'unité d'hospitalisation.
· ACCUEIL DES FAMILLES
* Accueillir les parents, les partenaires sociaux.
* Adapter son comportement et son dialogue aux personnes rencontrées.
* Renseigner le public extérieur dans la mesure du possible (orientation du public en fonction du secteur, informations sur l'existence d'autres structures, ex: CMP, délais en fonction de la demande.
* Participer à la bonne marche de la Salle d'Attente.
LIAISONS HIERARCHIQUES:

* Le Médecin Chef
* L'adjoint administratif est coordonné par l'assistante médico administrative
LIAISONS FONCTIONNELLES:
* Equipe médicale, Equipe soignante, Equipe socio-éducative
* L'encadrement du service
* Personnel de l'établissement pour l'accueil, la transmission d'informations, la prise de rendez-vous
* Directions fonctionnelles, services administratifs, Pôles d'activité clinique
* Usagers
* Autorités en contact avec la direction (ARS, DGOS, hôpitaux, administrations, villes, partenaires.).



Profil recherché :


COMPÉTENCES REQUISES:
* Connaître les partenaires des secteurs sanitaires et sociaux travaillant avec le service
* Connaître les outils Word et Excel
* Connaître les techniques du secrétariat
* Connaître le vocabulaire médical est un plus
* Savoir s'intégrer dans une équipe
* Savoir s'adapter à des partenaires variés
* Savoir communiquer avec un public hétéroclite
* Savoir développer des capacités humaines et relationnelles
* Savoir s'organiser, prendre des initiatives
* Savoir respecter la confidentialitédes informations traitées
* Savoir accomplir des tâches selon leur degré de priorité
* Etre discrète, diplomate, autonome, disponible, à l'écoute
* Participer aux formations nécessaires à l'évolution du poste (informatique, accueil, communication)

Experience: Expérience souhaitée

Secteur d'activité: Activités hospitalières