Assistant.e de direction

Sous l’autorité de la Direction Générale, l’Assistant.e de direction assure un appui administratif permanent au Directeur Général des Services. Il.elle assure des missions centrales en lien étroit avec toutes les directions de la ville de Noyon, les agents et les élus. Il.elle travaille étroitement en collaboration avec le Cabinet.

Il.elle se verra confier des tâches de préparation administrative en vue de réunions, de rendez-vous avec les agents ou les cadres de la collectivité

- Assurer l’accueil téléphonique et les demandes de prises de rdv (agents / réunions avec les cadres – élus)
- assurer la gestion de l’agenda de la Direction général – participer régulièrement au point agenda hebdomadaire
- savoir rédiger des propositions de courriers, mails en direction des agents de la collectivité
- savoir préparer les réunions ou rdv, en amont (dossiers, justificatifs, synthèse de la situation)
- savoir faire le lien avec toutes les directions de la collectivité
- superviser l'application des règles de conformité administrative de la production des différentes Directions
- Coordonner les périodes de congés de l'encadrement pour assurer la continuité des services
- Vérifier et contrôler les congés et absences en lien avec la Direction RH

RELATION FONCTIONNELLES
- En contact direct et échanges permanents avec les membres de la direction générale
- Relations courantes avec les cadres des directions, des services
- Lien étroit avec les membres du Cabinet de Madame La Maire / les élus
- Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures

CONDITIONS D’EXERCICE
- Horaires variables et pics d’activités en fonction des obligations du service et de la demande de la Direction générale
- Travail en bureau
- Nécessite une très grande disponibilité vis-à-vis de la Direction générale auprès duquel/de laquelle il.elle travaille, ainsi qu’un respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Diplôme(s) : Diplôme d’assistante administrative, de gestion PME /PMI

Niveau : Bac + 2 / Licence

Savoirs
- Avoir le sens développé de l’organisation et de gestion du temps de travail
- Posséder une grande rigueur et conscience professionnelle
- Connaître le fonctionnement des services de la collectivité
- Maîtriser les règles de l’expression orale et écrite, de qualité
- Maîtriser les techniques de secrétariat, de rédaction d’écrits professionnels (mails, courriers, compte-rendu de réunions…).
- Savoir proposer la conception de tableaux de bord et outils de planification et assurer leur suivi
- Connaître les techniques de standard téléphonique, mettre à jour l’annuaire internet
- Connaître le contexte et enjeux de la collectivité ou structure
- Connaître le fonctionnement et rôle des autres collectivités
- Connaître le statut de la fonction publique territoriale et des collectivités
- Respecter les consignes de travail et d'organisation de la DG et des autres services
- Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques et outils adaptés (téléphonie et informatique)

Savoir-faire
- Organiser l’agenda, les déplacements et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la Direction générale
- Etablir une relation de confiance avec les membres de la Direction générale
- Travailler en équipe – avec des cadres et des élus
- Posséder une grande autonomie
- Etre force de proposition – savoir anticiper et proposer des actions en amont des sollicitations
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, compte-rendus et mails
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques, savoir rédiger des réponses
- Respecter les délais – échéances de transmission de documents
- Transmettre des documents administratifs, préparer les notifications
- Etablir, mettre en forme, collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
- Suivre les parapheurs en lien avec le cabinet et les services

Savoir – être
- Discrétion professionnelle exigée
- Agréable, souriant.e et bienveillant.e avec les agents, cadres et élus
- Savoir gérer son stress
- Savoir alerter la hiérarchie en cas de difficulté