Assistant(e) direction technique f-h

Job Description

Vous êtes un(e) professionnel(le) de l'organisation et recherchez un poste alliant diversité, stratégie et autonomie, ne cherchez plus et rejoignez nous en tant qu'Assistant(e) de la Direction Technique.

Vous aurez pour rôle d'assister le Directeur Technique et plus particulièrement dans les missions suivantes :

ORGANISATION ET GESTION DE L'AGENDA
Gestion de l'agenda du Directeur Technique
Planification et coordination des réunions internes et externes
Gestion des appels téléphoniques et de la correspondance électronique, des rendez-vous, des déplacements et des évènements spéciaux

COMMUNICATION ET LIAISON
Mise en forme des courriers/présentations (Notes/Courriers/Présentation/Mail) - Diffusion - Classement
Participation active aux réunions du CODI DT
Coordination avec les membres du comité de direction DT et les autres départements pour s'assurer du bon fonctionnement des activités
Transmission des informations diverses (notes internes/organisations/nominations)

SUPPORT LOGISTIQUE
Accueil des visiteurs
Préparation, coordination et organisation des réunions et des évènements (séminaires, visites de sites...) en interne et en externe (Télémaque/Programmation de visites/Sécurité/Réservation Hôtel/Taxis/Eurest/Salle de réunion..)
Préparation des dossiers et supports nécessaires au bon déroulement des réunions

DEPLACEMENTS
Organisation des déplacements du DT et de la BPM (BCD Travel)
Gestion des formalités administratives relatives aux déplacements (demandes de visas/renouvellement de passeports/ESTA/déclaration pays à risques, renouvellement cartes abonnement),
Etablissement des notes de frais du DT et du BPM et suivi des remboursements

Complementary Description

AUTRES ACTIVITES
Organisation des Journées Nouveaux Embauchés (Planification des réunions/Suivi logistique/Recueil des avis dans Forms et Exploitations)
Emission des DA - suivi du cockpit - Réception/validation des commandes dans ARIBA
Commande des fournitures / cartes de visite dans ARIBA
Suivi des congés dans Kairos
Bînome des assistantes DT en cas d'absence
Assurer le relai avec les autres assistantes
Contributrice INSITE NEO pour création et publication et mise à jour de la Page de Direction DT
Elaboration d'un Sharepoint dédié aux nouveaux arrivants en lien avec la COM (en cours)
Référente du plan de communication de la DT
Early Adopter Microsoft 365 _ Beta testeur COPILOT GPT IA Générative - Participation aux réunions hebdomadaires
Correspondant Informatique - Rédaction des Services Now
Administratrice et mise à jour d'un SharePoint dédié aux Assistantes COMEX et DT
Organisation d'un séminaire Assistantes DT (Partage des bonnes pratiques - Mieux se connaître)

Job Requirements

Qu'attendons-nous de vous ?
Une expérience souhaitée dans les métiers d'assistant(e)
Une confidentialité absolue
De l'anticipation et de l'autonomie
Etre force de propositions et d'améliorations
Savoir rester calme en situation d'imprévus