Office manager

L’ENTREPRISE

Valiuz est une alliance technologique et humaine (Plus de 250 collaborateurs), s’appliquant à stimuler l’intelligence collective pour faire de la donnée un asset au service des nouveaux modèles de commerce !

Fort de notre Alliance d’une vingtaine d’entreprises et d’une connaissance client inégalée en France, nous proposons des solutions et services entièrement dédiés au retail. Ces solutions permettent aux équipes métiers de valoriser leurs données et d'accompagner leur transformation data-driven pour répondre aux défis stratégiques et opérationnels d'un commerce compétitif adaptés aux nouveaux modes de vie et aux enjeux environnementaux.

Nous accélérons notre croissance avec la création de notre régie média omnicanale et omnimarché qui connecte les marques aux consommateurs lors de leurs achats en ligne et en magasin. Nous proposons des solutions telles que le Profiling, l’activation Off Site, On site, In Store, CRM,... et la mesure afférente. Notre approche holistique du parcours client offre une expérience d’achat personnalisée, renforçant ainsi la connexion entre les marques, les retailers et leurs consommateurs.

LE POSTE

En tant qu'Office Manager chez Valiuz, vous serez un acteur clé de notre organisation interne, avec des responsabilités variées permettant d'assurer la fluidité du fonctionnement quotidien de notre bureau parisien. c’est grâce à lui que nos collaborateurs évoluent dans un cadre de travail agréable et convivial. En d’autres termes, vous êtes un véritable facilitateur de par votre polyvalence et votre parfaite connaissance du fonctionnement de l’entreprise.

A ce titre, vos missions se décomposent sur trois axes majeurs :

I- Services généraux et cadre de travail

Supervision des moyens et des locaux parisiens :

* Gestion des espaces de travail (aménagement, entretien, approvisionnement)
* Gestion des prestataires (fournisseurs, maintenance, etc.)
* Gestion du courrier et des colis

Gestion administrative et financière :

* Suivi des commandes et des factures
* Gestion des notes de frais
* Aide à la préparation des budgets

Communication interne :

* Participation à l’organisation d'événements d'entreprise
* Diffusion d'informations aux collaborateurs
* Gestion des outils de communication interne

II- Coordination et organisation

* Anticiper les évènements clés et contribuer activement à leur tenue (communication, organisation, accueil)
* Être le garant de l’organisation et de l'équilibre de l’agenda et des réunions en fonction des priorités d’entreprise
* Organiser la logistique des déplacements où les membres de la direction sont amenés à intervenir

III- Gestion de tâches administratives

* Être un véritable support sur les responsabilités administratives en fonction des priorités d’entreprises (prise de contacts, suivi administratif, traitement des sollicitations…)
* Formaliser, structurer, voire traduire des documents (notes et comptes-rendus de réunions…).

Le cas échéant, participer à d'autres missions en lien avec la croissance et le développement de Valiuz

PROFIL RECHERCHE

Qualités :

* Au regard de l’importance du poste, nous recherchons avant tout une personnalité avec une grande capacité d’adaptation et une grande souplesse d’esprit. Véritable virtuose, il sait être autonome et polyvalent.
* L’office manager doit faire preuve d’excellentes qualités relationnelles et doit avoir un sens de l’anticipation très fort. Il a un esprit d’équipe et sait que son action est au service du collectif.
* La variété de ses missions exige de posséder le sens des priorités, une bonne réactivité et une grande rigueur dans l’organisation. Débrouillardise, bon sens et dynamisme sont les maîtres mots de ce poste.
* Discrétion et confidentialité : vous serez amené à traiter des informations sensibles qui obligent à se montrer discret, loyal et professionnel pour maintenir la confiance avec la direction.

Compétences :

* De formation supérieure Bac + 2/3 en tant qu'assistant manager et/ou d’assistant de gestion PME-PMI. Expérience confirmée auprès d’une Direction ou dans un poste similaire (au moins 2 ans).
* Bonne maîtrise de l’anglais
* Maîtrise des logiciels de bureautique (tableur, traitement de texte, messagerie électronique, etc.). Le pack Google workspace et Slack serait un plus
* Capacité à communiquer efficacement, tant à l'oral qu'à l'écrit.
#J-18808-Ljbffr